Wie haben die Organisatoren das gemacht? Genau dieser Frage wollen wir in dieser Fallstudie auf den Grund gehen. In diesem Artikel stellen wir dir erst einmal die Ausgangssituation und das Ergebnis dar. Wenn du an dem Weg dorthin interessiert bist, kannst du dich am Ende der Seite für den Download anmelden. Fülle einfach das Formular aus. In der Mail, die wir dir dann zusenden, findest du den Link zum Download.

Die Organisatoren haben sich bei uns gemeldet und um Hilfe gebeten. Anschließend haben wir das Event zu großen Teilen mitbegleitet und aktiv bei der Konzeption und Erstellung der App mitgearbeitet. Was genau wir empfohlen und umgesetzt haben, wollen wir dir in dieser Fallstudie zeigen. Zu Beginn nur soviel: Es dreht sich alles um Promotion und Teilnehmerinteraktion.

Du willst dir die App einmal genauer anschauen? Dann einfach hier klicken:

Das Publikum

Von Schülern bis Ruheständlern waren alle Altersklassen vertreten. Bei der Nutzung von elektronischen Medien ziehen nicht alle Zielgruppen gleich gut mit. Die Jüngeren sind hier erfahrungsgemäß deutlich affiner als ältere Teilnehmer.

Dennoch ist eine ordentliche Promotion vor und während der Veranstaltung wichtig. Für die älteren Teilnehmer, um der digitalen Lösung eine Chance zu geben und bei den Jüngeren, um sie trotz der App-Flut auf ihren Geräten zur Nutzung zu bewegen.

Nutzungsstatistiken – Wie viele Nutzer gab es eigentlich?

Die Antwort in Kurzform: Ganz schön viele! Die App wurde auf 223 Geräten zum ersten Mal geöffnet. Insgesamt gab es 533 Sitzungen, was bedeutet, dass jeder Nutzer 2,39-mal die App besucht hat. Dabei wurden 5.633 Seiten innerhalb der App besucht; das entspricht 10,57 Seiten pro Sitzung. Die durchschnittliche Sitzung dauerte dabei 7:31 Minuten.

Am Tag des Events waren es übrigens 150 Nutzer in der App. Das entspricht 71% der Anwesenden (rund 210) Gäste. Ein fantastisches Ergebnis!

Was die Beteiligung der Umfragen angeht, waren mit 74 Antworten 35% der Gäste beteiligt. Auch das ist ein super Wert.

Wir sagen: Diese Zahlen sind ein voller Erfolg! In erster Linie ist er der erfolgreichen Promotion der App zu verdanken. In der Fallstudie kannst du die drei Faktoren nachlesen, die wir dir unbedingt empfehlen. Außerdem zeigen wir dir, welche weiteren Dinge für den erfolgreichen Einsatz einer Event-App nötig sind.

Was sagen die Veranstalter?

Am Ende dieser Fallstudie soll stellvertretend für die Veranstalter noch einmal Katja Weber zu Wort kommen. Sie hat die StrategieWerkstatt organisatorisch begleitet und wird dir noch erklären, warum sie sich für eine Event-App im Allgemeinen und LineUpr im Speziellen entschieden haben.

Wir haben von LineUpr über die Kollegen des Energy Saxony e.V. erfahren. Für eine App haben wir uns entschieden, um digitale Wege der Eventvermarktung und -information zu beschreiten. Außerdem wollten wir die Interaktion unserer Gäste mit der Veranstaltung steigern.

Besonders gut hat uns der professionelle Support für die komplette Erstellung der Event-App gefallen, speziell die aktive Einbindung des Publikums durch Live-Umfragen und Einholung von Feedback und Aufgreifen von Publikumsfragen. Des Weiteren gefällt uns auch der ökologische Aspekt sehr gut, da wir aufgrund der digitalen Abbildung aller Informationen rund um die Veranstaltung weitestgehend auf Papierausdrucke in Form von Listen etc. (Teilnehmerlisten, Agenda) verzichten konnten.

An dieser Stelle noch einmal vielen Dank an das gesamte Team der StrategieKonferenz für die angenehme Zusammenarbeit! Wir hoffen, es war nicht die Letzte!

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Wir haben wieder eine Fallstudie für dich! Heute soll es um die Kollegen des Silicon Saxony e.V. gehen. Sie benutzen LineUpr schon länger, jedoch hatten wir jetzt das Glück, bei einem der Events vor Ort sein zu dürfen. Euch erwarten Infos zum Event, dem Verein und dem Einsatz von LineUpr zur Verteilung von Informationen und der Nutzung unserer interaktiven Live-Umfragen.

Der Verein – Sind Techniker automatisch technikaffin?

Der Silicon Saxony e.V. ist eine Branchenvereinigung der Halbleiterindustrie mit regionalem Fokus auf Sachsen. Zu seinen Mitgliedern zählen sowohl Unternehmen als auch Personen. Die meisten haben einen technischen Hintergrund gemein. Man kann also davon ausgehen, dass die Teilnehmer durchaus technisch affin sind.

Die Altersstruktur des Vereines ist sehr divers. Von Anfang 20 bis zum Ruhestandsalter war unter den Teilnehmern des Silicon Saxony Days alles zu finden.

Die Nutzungszahlen der App sprechen für sich. Insgesamt haben 223 Personen die App genutzt. Im Durschnitt hat jeder die App 2,82-mal besucht und dabei 8,33 Seiten in jeder Sitzung geöffnet. Bei der Gesamtbesucheranzahl von 300 Personen sind das super Werte! Es zeigt sich also, dass das Format Silicon Saxony Day „trotz“ der diversen Altersstruktur perfekt für den Einsatz einer Event-App geeignet ist. Was genau das Event ausmacht, beleuchten wir im nächsten Abschnitt.

Silicon Saxony Day 2018 – viel Inhalt gut geplant

Der Silicon Saxony Day ist die Jahreskonferenz des Vereins. Inhaltlich wurde in diesem und den vergangenen Jahren viel geboten. Die Sprache der Konferenz war Englisch. Hintergrund ist, dass der Verein auch Gäste aus dem Ausland begrüßen durfte.

Neben den für Konferenzen typischen Keynotes zu unterschiedlichen Themen gab es parallele Workshop-Tracks, für die sich jeder Gast individuell entscheiden konnte. Hier wurde Wissen aus der Praxis vermittelt, Best Practices diskutiert und der fachliche Austausch mit Kollegen gepflegt.

Während der Mittagspause konnten sich diverse Firmen in einem Aussteller-Pitch präsentieren. Die Atmosphäre war hier eher locker – die Zuhörer standen an Bistrotischen und die pitchenden Aussteller hatten vor einem Monitor Platz, um Ihr Unternehmen zu präsentieren.

Nach der Mittagspause konnten sich Unternehmen, welche sich im Vorfeld dafür registriert haben, am Speed-Dating mit interessierten Studenten teilnehmen. Die Studenten waren auf der Suche nach Praktika, Abschlussarbeiten, Trainee-Stellen oder einem Direkteinstieg. Das Speed-Dating diente dazu, sich besser kennenzulernen und Potentiale auszuloten.

Den Abschluss fand das Event dann am Abend in ungezwungener Runde.

Die Zielstellung

Für den Einsatz einer Event-App haben verschiedene Organisatoren auch ganz unterschiedliche Zielstellungen. Da der Silicon Saxony schon mehrmals eine App von LineUpr im Einsatz hatte, liegt das Vorhaben, Print zu ersetzen nahe. Die Veranstalter wollten gänzlich auf Print verzichten. Außerdem war ein Ziel, die Interaktion auf dem Event zu steigern und eine Datenbasis anzubieten, auf welcher die Teilnehmer auch nach dem Event alle Informationen gebündelt abrufen können.

Die App – Was wurde präsentiert?

Neben dem klassischen Was, Wann, Wo und mit Wem wurden auch andere Features von LineUpr genutzt. Es wurden grundlegende Eventinformationen und Infos zum Veranstalter präsentiert.

In den entsprechenden Profilen wurden die Sponsoren des Events dargestellt und konnten so besonders gut von den Teilnehmern wahrgenommen werden. Außerdem wurde die Post-Funktion sehr gut genutzt. Insgesamt 10 Nachrichten wurden über diesen Service an die Gäste verteilt. Die Nachrichten waren allesamt im CMS von LineUpr vorbereitet und wurden zum gegebenen Zeitpunkt veröffentlicht. Wenn auch du das vorhast, schau dir hier die Anleitung dazu an. Die Posts stellten nach der Startseite und dem Programm die dritthäufigst geöffnete Seite dar – In-App-Nachrichten funktionieren also sehr gut!

Während und nach dem Event wurde ebenfalls das Umfragen-Feature ausgiebig genutzt. Doch dazu kommen wir im folgenden Abschnitt genauer.

Die Umfragen – Promotion is Key!

Zum Einsatz kamen zwei Umfragetypen. Das Feedback – in zweifacher Ausführung – wurde nach dem Event eingesetzt. Einmal für die Unternehmen, die am Speed-Dating teilgenommen haben und einmal für alle Gäste, um die Qualität der Veranstaltung auch für die Folgejahre zu sichern. Um eine möglichst hohe Teilnehmerzahl zu erreichen, haben die Veranstalter im Nachgang eine Mail mit Bitte um Feedback versendet.

Hinter dem Button „START THE SURVEY” verbirgt sich der Link, der direkt zur Umfrage führte.

Die Abstimmungsquote für das Feedback war im Vergleich beachtlich: 65 Teilnehmer haben das Event im Nachgang bewertet. Die Ursache für die gute Beteiligung war die Form der Werbung. Wenn auch du wissen willst, wie man eine Event-App am besten promotet, dann folge einfach dieser Anleitung

Neben dem Feedback kam auch unsere Live-Umfrage zum Einsatz. Nach einer Demo von Technologien verschiedener Unternehmen konnte mittels einer Umfrage und dazugehöriger Ergebnispräsentation auf der Leinwand ein Gewinner gewählt werden. Technisch umgesetzt wurde die Live-Umfrage mit unserem Slide View. Einer unserer Kollegen war vor Ort und hat in der Regie die vorbereitete Umfrage veröffentlicht, während der Moderator auf der Bühne zur Teilnahme aufrief. Der Regisseur hat den Slide View dann auf die Leinwand gelegt während die Ergebnisse eingingen. Nach einer geeigneten Zeit, die jedes Mal variiert, wurde die Umfrage wieder geschlossen und das Ergebnis verkündet. Die optimale Abstimmungszeit hängt davon ab, wie viele Personen sich im Raum befinden. Mit der Zeit nimmt die Dynamik spürbar ab. Ist das der Fall, sollte die Abstimmung wieder geschlossen werden.

Interesse selbst eine Umfrage zu erstellen und selbst live durchzuführen? Dann ist diese Anleitung genau richtig zum Weiterlesen.

Das Networking – bestehende Kanäle nutzen

Die Veranstalter haben sich entschieden das Networking mittels Teilnehmerprofilen in der App abzubilden. Da sich die Teilnehmer bei LineUpr für eine Nutzung der App nicht registrieren müssen, haben wir die Teilnehmerdaten in Form einer Liste vor dem Event importiert.

Das bietet mehrere Vorteile. Zum einen haben die Gäste schnell einen Überblick über die anderen Teilnehmer und können sich im Vorfeld über deren Firma, Tätigkeitsfeld und Angebot informieren. Außerdem setzen wir bei LineUpr auf bestehende Kommunikationskanäle, was die Teilnehmer in der Regel sehr schätzen, da die neuen Kontakte nach dem Event nicht aufwendig in andere Systeme überführt werden müssen. Bestehende Kanäle meint vor allem E-Mail, da sie im Businesskontext nach wie vor die am weitesten verbreitete Art der Kommunikation ist. Aber auch Xing- oder LinkedIn-Profile sind sehr beliebte Kommunikationswege. Ganz nach dem Motto “Please your customer, not your ego.” ist das für die Teilnehmer der beste Weg.

Du willst mehr über das Erstellen von ansprechenden Personenprofilen erfahren? Dann hier entlang!

Der zweite Vorteil hat etwas mit den Inhalten des Events zu tun. Die in den Workshops präsentierten Inhalte wurden in den jeweiligen Profilen der Referenten verlinkt. Die Gäste kommen so leicht an die Präsentationen und diese werden noch einmal mit dem Speaker assoziiert.

Zusammenfassung – Ziel erreicht?

Die Zielstellung von weiter oben wurde erreicht. Printmaterialien gab es nicht, die Teilnehmer konnten sowohl miteinander als auch mit den Unternehmen vor Ort netzwerken. Alle Unterlagen zu Vorträgen und Präsentationen stehen online zur Verfügung und die Interaktion auf dem Event konnte deutlich gesteigert werden.

Um das noch einmal genauer zu verdeutlichen, lassen wir am Ende noch einmal Carola Schulze aus dem Organisatorenteam zu Wort kommen.

Was die Organisatoren sagen

Das Tolle an der App ist, dass sie total einfach im Handling ist. Man kann Inhalte ganz leicht einstellen und abrufen. Der Nutzer bekommt einen Überblick zum Programm und erhält Informationen zu den einzelnen Vorträgen. Außerdem kann man Favoriten setzen und sich so sein eigenes Programm stricken. Es ist kein gedrucktes Programmheft mehr erforderlich, da heutzutage fast jeder ein Smartphone besitzt. Super ist außerdem die Funktion der Live-Abstimmung. Als Branchennetzwerk wollen wir ständig wissen, was unsere Mitglieder bewegt und was sie denken. Man kann mit der App gezielte Fragen zu bestimmten Themen während einer Veranstaltung stellen und erhält in sekundenschnelle Antworten, die direkt anhand einer Folie präsentiert werden können. Wir werden die App in Zukunft öfter nutzen, zum einen um Programminhalte zu vermitteln und zum anderen für Umfragen, um die Meinungen unserer Mitglieder schneller zu erhalten.

„Silicon“ Icon erstellt durch Symbolon vom „The Noun Project“ (https://thenounproject.com).

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