Ein Barcamp ist ein besonderes Veranstaltungsformat: Die Themen dieser Veranstaltung werden erst vor Ort von allen TeilnehmerInnen erarbeitet. Jede/r, die/der will, kann ein Thema einbringen. Es wird per Handzeichen durch das Plenum entschieden, ob der Vorschlag angenommen wird oder nicht.

Dies war auch beim Finanzbarcamp der comdirect bank AG der Fall. Welche Themen haben die Teilnehmer bei dem „Motto“ Geldeinlage interessiert und wie LineUpr bei der Gestaltung der Agenda behilflich war, erzählt Dir Geerd Lukaßen, der Pressesprecher bei comdirect bank AG und diesjähriger Veranstalter des Finanzbarcamps.

Viel Spaß bei dieser tollen Kundengeschichte.

LineUpr: Hallo Geerd. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und die comdirect bank AG bitte persönlich vor.

Geerd: Ich bin Pressesprecher bei comdirect, eine der führenden Direktbanken in Deutschland. Im vergangenen Jahr wurden wir vom Fachmagazin €uro zu Deutschlands bester Bank gekürt, was uns natürlich sehr freut!

LineUpr: Ihr habt für das Finanzbarcamp eine Event-App von LineUpr genutzt. Erzähl uns bitte mehr zu diesem Event.

Geerd: Das comdirect Finanzbarcamp wurde zum fünften Mal durchgeführt. Rund 140 Teilnehmerinnen und Teilnehmer diskutierten dort einen Tag lang zur Zukunft der Geldanlage – darunter Privatanleger und Blogger genauso wie Vertreter von Banken und Finanz-Startups. Das Besondere an einem Barcamp ist, dass die Tagesordnung erst vor Ort von allen Teilnehmern gemeinsam festgelegt wird. Jeder und jede kann ein Thema einbringen, unabhängig von dem Erfahrungsstand oder der beruflichen Stellung, die er oder sie innehat. Durch den intensiven und gleichberechtigten Austausch miteinander entsteht eine besondere Dynamik, die dieses Eventformat einzigartig macht.

LineUpr: Welche Zielgruppe wollt Ihr ansprechen und welchen Mehrwert bietet Ihr den Teilnehmern?

Geerd: Die Veranstaltung richtet sich an alle, die sich für Finanzen im Allgemeinen und die Geldanlage im Besonderen interessieren. Die Themen waren in diesem Jahr wieder breit gefächert und reichten von „Richtig sparen für die Kinder“ und die „Rente mit 40“ über „Sind ETFs eine Gefahr für die Finanzmärkte?“ bis zu den Möglichkeiten im Optionshandel. Gerade der Mix aus Teilnehmern mit ganz unterschiedlichen Hintergründen und Erfahrungen macht diese Veranstaltung so besonders.

LineUpr: Ihr habt LineUpr jetzt zum ersten Mal verwendet. Wie seid Ihr auf LineUpr aufmerksam geworden und welchen Mehrwert bietet Euch eine Event-App?

Geerd: In den vergangenen Jahren kam von den Teilnehmern des Finanzbarcamps immer wieder der Wunsch auf, sich noch stärker miteinander vernetzen zu können. Außerdem war es immer etwas chaotisch, wenn über 100 Teilnehmer mehr oder weniger gleichzeitig an das physische Agenda-Board drängen, um sich die nächste Session auszusuchen, die sie besuchen wollen.

Ich habe daher nach einer Anwendung gesucht, mit der ich beides abbilden kann – und bin auf Lineupr gestoßen. Vor allem die Digitalisierung des Agenda-Boards war ein echter Mehrwert.

LineUpr: Wie lange vor dem Event habt Ihr mit der Erstellung der Event-App begonnen? Was schätzt Du, wie viel Zeit hat die Erstellung der App ungefähr benötigt?

Geerd: Die App haben wir relativ früh eingerichtet, um die App in der Vorab-Kommunikation immer wieder zu erwähnen. Die Einstellung selbst hat nur wenige Minuten in Anspruch genommen – inklusive Anpassung auf unser Corporate Design. Das geht wirklich intuitiv.

LineUpr: Habt Ihr während der Veranstaltung auf die Nutzung der Event-App hingewiesen?

Gerrd: Ja, wir haben im Vorfeld immer wieder auf die App hingewiesen und während der Veranstaltung den Screenshot mit dem Barcode ausgehängt. Auch in meiner Moderation bin ich auf die App eingegangen.

LineUpr: Und jetzt noch mehr zur Nutzung selbst. Habt Ihr auch die Umfrage-Features genutzt?

Geerd: Ja, in den Umfragen haben wir das Feedback der Teilnehmer zur Veranstaltung abgefragt. Dafür konnten sie zum einen Sterne vergeben und zum anderen im Freitext-Feld angeben, was ihnen besonders gut gefallen hat und was sie sich für das kommende Jahr wünschen. Die Ergebnisse haben wir als Excel exportiert. Wenn die Planungen für das Finanzbarcamp 2020 anlaufen, werden wir uns das Feedback nochmal anschauen und bei der Organisation berücksichtigen.

LineUpr: Welches Feedback habt Ihr für die App bekommen?

Geerd: Die Resonanz war gut! Vor allem der Überblick über die Sessions kam gut an. Etwas umständlich war lediglich, dass die Teilnehmer sich nicht selbst in der Teilnehmerliste eintragen konnten, sondern uns die Infos per Mail schicken mussten.

LineUpr: Wie hat sich Euer Event bzw. die Eventorganisation durch den Einsatz einer Event-App verändert?

Geerd: Durch die App hat sich am Format selber nichts geändert, die App ist aber eine super Ergänzung.

LineUpr: Wir wollen täglich wachsen und unseren Kunden ein besseres Erlebnis bieten, welche Funktionen wünscht Ihr Euch für die App und warum?

Geerd: Wie gesagt, wäre es klasse, wenn sich die Teilnehmer künftig selbst in der Teilnehmerliste eintragen können – das wird die Resonanz sicherlich noch einmal deutlich steigern. Ansonsten habt Ihr wirklich eine tolle App auf die Beine gestellt – macht weiter so!

LineUpr: Dann kommt unsere neue App-Version mit dem Teilnehmer-Login ziemlich rechtzeitig zustande. Bei dem nächsten Barcamp nehmen wir Dir auch diese Arbeit ab. Vielen Dank für das tolle Interview.

Das Finanzbarcamp findet im Rahmen der Fintech Week und FinanzBlog Award statt. Falls Du Dich für Finanzthemen interessierst und dieses Jahr auch dabei sein willst, dann sind diese Seiten einen Besuch wert. Um die Anmeldung nicht zu verpassen, folge dem Barcamp bei Twitter und Facebook.

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Nachdem du dein Veranstaltungskonzept entwickelt hast, geht es in Teil 5 der BarCamp Reihe darum, wie du richtig viele Personen zu deinem Event bekommst und damit meine ich nicht die Anfahrtsbeschreibung, sondern, dass du über die Existenz deines Events informierst und Interesse an einer Teilnahme weckst. Dazu stelle ich dir verschiedene wichtige Aspekte vor, die dir helfen, dein Event klar abzugrenzen, möglichst viele Menschen darüber zu informieren und diese für eine Teilnahme zu motivieren. Wenn du es eher komprimierter magst, dann hol dir unsere kostenlose Checklist dazu. Hier sind alle Informationen übersichtlich zum Abhaken dargestellt. Sende dazu einfach eine Mail mit dem Betreff „Checkliste BarCamp Promotion“ an checkliste@lineupr.com und die Checklist landet in deinem Postfach.

Grundsätzlich unterscheidet sich die Vermarktung eines BarCamps nicht von anderen Events. Der Veranstalter muss verstehen, welche Zielgruppe er mit seinem Konzept anspricht und über welche Kanäle er diese am effektivsten erreicht. Grundlage dafür ist ein klares Konzept. Im Gegensatz zu klassischen Veranstaltungen können BarCamps jedoch bereits auf ein grobes Corporate Design und eine eingeschworene Community zurückgreifen. Damit ergibt sich perfekte Startvoraussetzung, da sie quasi auf den erfolgen anderer BarCamps aufbauen dürfen. Im Folgenden stellen wir 10 Punkte vor, die als Leitfaden für eine erfolgreiche Eventvermarktung gesehen werden dürfen. Für einen Erfolg ist am Ende aber natürlich deine Energie und Arbeit verantwortlich. Die Hinweise legen dafür lediglich die Basis.

Definition ihrer Zielgruppe

Die Grundlage für eine erfolgreiche Veranstaltungsvermarktung stellen die Informationen über deine potenzielle Zielgruppe dar. Nur wenn du deine Zielgruppe kennst, kannst du analysieren, wo sich diese Personen im Allgemeinen aufhalten, welche Informationen sie interessieren und über welche Marketingkanäle du sie erreichen kannst.

Grundsätzlich kannst du diese Zielgruppe über zwei Wege definieren. In der aktiven Strategie definierst du zu Beginn, welche Zielgruppe du mit deinem Event erreichen möchtest und richtest dein BarCamp speziell auf diese Zielgruppe aus. In der passiven Strategie definierst du zu Beginn, welche Themen du auf deinem Event besprechen willst und analysierst im Anschluss, welche Personen sich ebenfalls für diese Themen interessieren.

Corporate Design und individuelles Logo

Nachdem dein Veranstaltungskonzept steht, solltest du für dein Event auch ein optisches Markenzeichen definieren. Ausgangspunkt dafür sind deine individuellen Farben und dein eigenes Logo. Bei den Farben geht es primär um Wiedererkennbarkeit, allerdings sollten diese Farben für den Besucher auch schön anzusehen sein, also vermeide zu grelle Varianten. Für eine erste Inspiration kannst du auch einfach nach BarCamps bei Google oder Bing suchen und dir anschauen, wie das Corporate Design anderer Events aussieht.

Für das Logo kannst du bereits auf das allgemeine BarCamp Logo  (eine sterilisierte Flamme) zurückgreifen und für deine Thematik entsprechend anpassen. Am besten du erstellst dir dein Logo als Vektorgrafik, damit es für unterschiedliche Größen verwendet werden kann. Zusätzlich solltest du mehrere Varianten in unterschiedlichen Größen als PDF und PNG zur Verfügung haben, um diese für verschiedene Kanäle wie Bannerwerbung, Social Media, Blog Posts und Emails zu verwenden. Außerdem solltest du einen individuellen Hashtag für dein BarCamp definieren, sodass jeder, der einen Inhalt der im Zusammenhang zum Event steht, verteilt, diesen mit dem Hashtag branded. So kannst du auch einen individuellen Stream auf den jeweiligen Plattformen erzeugen. Jeder kann so einfach alle Inhalte zu deinem Event auf der entsprechenden Plattform finden, indem er nach dem Hashtag sucht.

Zentraler Content Hub

Alle Vermarktungsstrategien und -instrumente dienen einzig dem Zweck, so viele Personen wie möglich auf das Event aufmerksam zu machen und schlussendlich zum Anmelden oder Ticketkauf Button zu führen. Zwar ist es super, wenn du mit deinen Inhalten auf jeder Plattform unterwegs bist, da du so eine maximale Reichweite erzielst, jedoch sollten alle diese Aktionen den potenziellen Teilnehmer auf einen zentralen Kanal führen. Auf diesem zentralen Kanal sollten alle Informationen gebündelt sein und der potenzielle Teilnehmer zur Anmeldung oder zum Kauf eines Tickets geführt werden. Es sollte also das Ziel sein, alle Inhalte primär auf diesem einen Kanal zu erstellen und dann über die anderen Kanäle zu verteilen.

Je nachdem, wie groß deine Veranstaltung bereits ist bzw. wie viel Zeit du dafür investieren möchtest, eignen sich verschiedene Kanäle als optimale Lösung. Das volle Programm stellt eine selbst gehostete eigene Website oder Blog dar, auf dem du alle Inhalte erstellst und dann in andere Kanäle teilst. Ein vereinfachter Schritt stellt eine eigene Website oder Blog dar, der extern gehostet wird. Letzteres ist das typische Szenario bei Homepagebaukästen wie z. B. WordPress.com. Viel weniger Aufwand ist dagegen eine Facebook oder Wiki Seite mit allen Informationen zum Event. Hier können notfalls auch die Ticketseiten von Xing oder Eventbride genutzt werden. Wenn du dich eher für eine kleinere Lösung entscheidest, musst du vermehrt Inhalte in sozialen Netzwerken erstellen und immer auf die Einzelzeiten mit den wichtigsten Informationen verlinken.

Auswahl passender Marketingkanäle und -instrumente

Jetzt, wo dein zentraler Informationshub steht, geht es darum zu verstehen, welche Marketingkanäle deine potenzielle Zielgruppe verwendet und über welche Marketinginstrumente du sie erreichen kannst. Ganz vorne steht hier Twitter und Facebook. Deine ganzen Blogbeiträge kannst du über diese Kanäle teilen und deine Reichweite damit verbreiten. Genauso interessant sind neuere Kanäle wie Instagram, Snapchat und Musical.ly. Dabei verfügt jeder Kanal über seine Eigenheiten und die Inhalte müssen dementsprechend angepasst werden. In diesem Zusammenhang wird oft von native Content gesprochen, dass bedeutet schlicht, dass Inhalte dem Kanal entsprechend angepasst sind. Bei Snapchat und Musical.ly stehen Videos im Vordergrund, bei Instagram Fotos und bei Facebook eine Kombination daraus.

Weitere interessante Marketinginstrumente sind Newsletter und Email-Listen. Dafür kannst du im Vorfeld auch eine spezielle Landing-Page einrichten, über die Emailadressen von Personen gesammelt werden, welche an einer Teilnahme interessiert sind. Auch wenn sich Personen anmelden oder ein Ticket kaufen, solltest du die Email-Adresse aufzeichnen. Weitere Ideen sind physische Aushänge am Veranstaltungsort oder der eigenen Arbeit.

Content Vermarktungsstrategie

Sofern es dein zentraler Content Hub zulässt, sollten alle Informationen und Inhalte zuerst dort erstellt und anschließend über die verschiedenen Marketingkanäle und -instrumente verteilt werden. Grundsätzlich sollte dabei damit begonnen werden, dass du deinen potenziellen Gästen erklärst, was ein BarCamp ist und warum du jetzt dein eigenes organisieren willst. Nenne hier auch deinen Hashtag und den angepeilten Termin. Als nächstes solltest du deinen potenziellen Gästen klar aufzeigen, was sie erwartet und welchen Mehrwert eine Teilnahme bringt. Hier kannst du dich auch mal auf den Websites andere BarCamps umschauen, bei denen hier oft bereits gutes Material vorhanden ist. Du kannst betonen, welche spanende Themen besprochen, dass persönliche Erfahrungen ausgetauscht und interessante Menschen getroffen werden können.

Immer wenn sich etwas ändert oder eine weitere Planungsphase abgeschlossen ist, solltest du darüber einen kleinen Artikel veröffentlichen und über deine Kanäle teilen. Wenn du z. B. deine Location gefunden hast, dann stelle sie vor. Erkläre, warum gerade diese Location perfekt geeignet ist. Hier bietet sich auch ein Redaktionsplan an, der definiert, wann du einen Artikel über ein bestimmtes Thema veröffentlichst. Es gilt das Credo „blogge, was das Zeug hält!“

Kooperationen mit der Community und Partnern

Nutze die bestehende BarCamp Community, deine Mitorganisatoren und Partner. Kontaktier BarCamps aus deiner Region und schlage Ihnen eine Kooperation vor. Ihr könnt eure Veranstaltungen gegenseitig bewerben und Gastbeiträge schreiben. Kontaktiere Blogger, die sich für BarCamps allgemein oder speziell für deine Themen interessieren und präsentiere Ihnen dein Event. Versuche sie davon zu überzeugen dein Event zu bewerben. Solltest du einen oder mehrere Partner und große Sponsoren besitzen, dann versuch auch deren Kunden zu aktivieren.

Integriere deine Gäste

Wenn potenzielle Gäste mit dir auf Social-Media-Kanälen interagieren, nutze die Chance und antworte und like sie. Erzeuge damit möglichst viel Lärm um dein Event. Integriere auf deiner Website Tools, um eigene Sessions vorzuschlagen oder Frage aktiv danach auf deinen Marketingkanälen. Mach selbst Vorschläge für Sessions und frag nach Feedback. Unternehme alles dafür, dass deine Zielgruppe selbst ein Teil des Events wird.

Nutze Multiplikatoren

Nutze Multiplikatoren, ähnlich wie Kooperationen, um die Reichweite deiner Maßnahmen zu vergrößern. Multiplikatoren sind z. B. Event-Sammelseiten. Im BarCamp Umfeld gibt es mit BarCamp.org, Barcamptools.eu und Barcamp-liste.de drei sehr bekannte Websites, auf denen du dein BarCamp präsentieren kannst. Nutze diese Möglichkeit. Die meisten BarCamp interessierten sind sehr technik- und innovationsaffin. Nutze also auch Websites oder Vereinigungen, die sich auf diese Zielgruppen spezialisiert haben. Viele Städte verfügen über Coworking Spaces oder ein social impact hub. Solche Orte werden auch von deinen potenziellen Gästen besucht, also versuche dort mit Aushängen oder Gastartikel auf deine Veranstaltung aufmerksam zu machen.

Probiere es auch mal analog

Bis jetzt haben wir praktisch fast nur über digitale Instrumente und Strategien gesprochen. Vergiss darüber hinaus aber nicht auch analog über dein BarCamp zu sprechen. Erzähle davon zu Hause, wenn du mit Freunden unterwegs bist oder beim Mittagstisch am Arbeitsplatz. Es klingt esoterisch, aber gib dem Schicksal die Chance dir zu helfen, indem es dir die passenden Personen zuführt.

Promotion hört niemals auf

Wie sagte bereits ein schlauer Prophet: „Nach dem Event ist vor dem Event“. Damit hört auch die Promotion niemals auf, sondern beginnt nach dem Event wieder von Neuem. Die erarbeiteten Inhalte und gewonnen Erfahrungen auf dem bereits stattgefundenen Event sind für die zukünftige Promotion sehr wertvoll. Also dokumentiere alle Sessions, mache Fotos, sammle Testimonials der Teilnehmer und ihre Kontaktdaten. Diese Inhalte kannst du im Nachhinein in deine Seite integrieren, in Blogbeiträge verarbeiten und über weitere Marketingkanäle teilen.

Weiterführende Links

In unserer siebenteiligen BarCamp-Reihe beschäftigen wir uns mit unterschiedlichsten Themen rund um dieses innovative Veranstaltungsformat. Von der Erklärung, was ein BarCamp ist, über die Organisation, die Promotion oder Sponsor Akquisition von Barcamps, begleiten wir euch auf dem Weg zu einem erfolgreichen Event.

Zusammenfassung

Nach dem Konzept ist die Veranstaltungsvermarktung deine wichtigste Aufgabe. Jeder sollte sich bewusst sein, dass selbst das beste Event ohne Teilnehmer nichts wert ist. Gerade bei BarCamps, bei denen Teilnehmer ihr eigenes Wissen mit den anderen Anwesenden teilen, ist dies relevanter denn je. Grundlage für die erfolgreiche Promotion ist eine definierte Zielgruppe sowie ein eigenes Corporate Design mit Logo und Hashtag, um sich klar abzugrenzen. Die Promotion sollte von einem zentralen Content Hub starten und Inhalte, je nach Zielgruppe, über weitere Marketingkanäle teilen. Auch wenn das Event abgeschlossen ist, geht die Promotion immer weiter. Sammle also Daten und Fotos dieser Events und verwende diese Inhalte für die Vermarktung deiner nächsten Veranstaltungen.

Bonus: Whitepaper – So promote ich mein BarCamp

Du bist auf der Suche nach einem konkreten Leitfaden, der alle kritischen Punkte behandelt? Dann hole dir jetzt unser kostenlose Checkliste „So promote ich mein BarCamp“. Zusammen mit weiteren Veranstaltern haben wir die wichtigsten Aufgaben für eine erfolgreiche Vermarktung gesammelt. Um diese Checkliste zu erhalten schicken uns einfach eine Mail mit dem Betreff „Checkliste BarCamp Promotion“ an checkliste@lineupr.com und das PDF landet in deinem Postfach.

Gebt uns Feedback

Was ist euere Meinung zur Vermarktung von BarCamps? Habt Ihr noch Fragen, die wir nicht beantworten konnten?  Welche weiteren Themen rund um BarCamps interessieren euch noch? Welche anderen Veranstaltungstypen sind für euch interessant und sollen von uns analysiert werden? Wir freuen uns auf eure Antworten.

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Im Mittelpunkt dieses Interviews steht der HR Innovation Day. Dieses interaktive Event wird jedes Jahr von Prof. Peter M. Wald der HTWK Leipzig organisiert und präsentiert.

Peter teilt mit uns sein Erfolgskonzept, warum dieses Event so gut angenommen wird und wie er erstmals eine Event-App zur Organisation und Kommunikation vor Ort eingesetzt hat. Viel Spaß beim Lesen. ?

LineUpr: Hallo Peter. Vielen Dank, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell dich und den HR Innovation Day bitte persönlich vor.

Peter: Mein Name ist Peter M. Wald. Ich bin Professor für Personalmanagement an der Fakultät Wirtschaftswissenschaft und Wirtschaftsingenieurwesen der HTWK Leipzig. Mit meinen 58 Jahren zähle ich mich nicht unbedingt zu den HR Youngstern – bin aber von der Notwendigkeit von Innovationen und neuen Arbeitsweisen im Personalmanagement überzeugt. Dies ist auch der Grund dafür, dass ich im Jahr 2012 den HR Innovation Day ins „Leben gerufen“ habe. Zuerst als erweiterte Lehrveranstaltung für Studierende mit dem Schwerpunkt Personal gedacht – dann aber auch für die Vertreter/innen der HR-Community. In diesem Kontext ist „Führung und Zusammenarbeit mit digitalen Medien“ für mich ein sehr wichtiges Thema, deshalb bin ich auch selbst als Blogger und Twitterati aktiv. Damit kann ich meiner selbst gewählten Rolle als „Connected Professor“ gerecht werden.

LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investierst du durchschnittlich in die Planung des HR Innovation Day?

Peter: Die Vorbereitung hat eigentlich keinen konkreten Anfang und auch fixes Ende. Da fast alle Kontakte mit Speakern, Workshop-Anbietern und auch den Teilnehmer/innen (abgesehen von meinen Studierenden und Alumni) über die sozialen Medien entstanden sind, läuft der (meist ständige) Kontakt auch über diese Medien. Die heiße Vorbereitungsphase startet ungefähr drei Monate vor dem Event, neben den organisatorischen Fragen will ich alle Input-Geber des Events durch ausführliche Interviews in meinem Blog vorstellen. Ansonsten helfen mir sowohl die Mitarbeiter/innen meiner Hochschule als auch die jeweils aktuellen Studierenden mit dem Schwerpunkt „Personal“.

LineUpr: Wie bist du auf die Idee dafür gekommen und was motiviert dich, dieses Event in deiner freien Zeit zu organisieren?

Peter: Die Ursprungsidee war, meinen Studierenden im Rahmen einer etwas „aufgelockerten“ Lehrveranstaltung an einem Samstag einen möglichst breiten Überblick zu den Neuigkeiten der HR-Szene zu vermitteln. Dabei sollten neue Herangehensweisen und Technologien im Bereich HR und Führung präsentiert und auch möglichst kontrovers diskutiert werden. Dies alles in einer eher familiären Atmosphäre mit umfassenden Möglichkeiten zum Netzwerken. Damit sich HR-Studierende und die HR-Erfahrenen austauschen können, lade ich zu diesem Event logischerweise auch meine HR-Alumni ein. Dadurch erfahre ich, was es bei ihnen und in den Unternehmen für Neuigkeiten gibt.

LineUpr: Raffiniert, so kannst du alte und neue Studierende gut miteinander vernetzen. Was ist die typische Zielgruppe eures Events und wie erreichst du diese? Welche Kanäle und Tools verwendest du für die Vermarktung und Präsentation?

Peter: Es geht um die Mischung zwischen Studierenden und Alumni auf der einen und der HR-Professionals und Führungskräfte auf der anderen Seite. In den letzten Jahren ist es zudem gelungen, den Anteil „Hochschulfremder“ Teilnehmer/innen auf knapp zwei Drittel zu erhöhen. Mittlerweile kommen die Teilnehmer/innen aus dem gesamten Bundesgebiet, aus allen Teilbereichen des Personalmanagements aber auch Berater/innen und Führungskräfte nehmen teil.

Es mag erstaunen, aber mittlerweile brauchen wir nicht (mehr) zu werben. In diesem Jahr mussten wir aus Kapazitätsgründen sogar über 30 Personen absagen. Die Informationen zum Event laufen über den Leipziger HRM-Blog, über Twitter und über XING. Für das Einladungsmanagement nutzen wir XING-Events. Viele der Referenten habe ich über Social Media kennengelernt und für das Event gewonnen, das erste „reale“ Treffen findet dann meist am Vorabend des HR Innovation Days statt.

LineUpr: Da hast du im Vergleich zu vielen anderen Veranstaltern definitiv ein Luxusproblem. ?

Nutzt Ihr zur Vermarktung der Veranstaltung oder zur Informationsverteilung vor Ort auch Printprodukte? Wenn ja, welche und warum?

Peter: Vor Ort gibt es nur ein ausgedrucktes Programm und die obligatorischen Feedback-Bögen.

LineUpr: Ihr habt LineUpr jetzt zum 1. Mal verwendet. Wie seid ihr auf LineUpr aufmerksam geworden und was ist für euch das entscheidende Argument eine Event-App zu nutzen?

Peter: Auf Eure App bin ich im Rahmen einer Internet-Recherche gestoßen. Ich war recht froh, eine einfach zu bedienende mobile Lösung für die Kommunikation der Inhalte und organisatorischer Details zu finden. Dass Ihr aus Sachsen kommt, hat mich besonders gefreut. Dann habe ich telefonisch Kontakt mit Euch aufgenommen und dann ging es ganz schnell.

LineUpr: Wie habt ihr die App vor, während und nach dem HR Innovation Day eingesetzt?

Peter: Wir haben die App vor allem für die Kommunikation kurz vor und während der Veranstaltung genutzt. Die Verteilung der Dokumente erfolgt beim HR Innovation Day aus Ressourcengründen erst nach dem Event. Wir wollten auch erst einmal Erfahrungen mit einer mobilen Lösung sammeln, um diese dann in den nächsten Jahren gezielt einzusetzen.

LineUpr: Dann dürfen wir uns nächstes Jahr bestimmt über noch mehr Nutzung von dir freuen. Wie haben eigentlich die Besucher auf die App reagiert?

Peter: Die Besucher/innen haben sehr positiv auf die App reagiert. Da wir viele mobil-orientierte Teilnehmer/innen haben, die vor allem auch auf Twitter sehr aktiv sind, ist die Akzeptanz einer mobilen Lösung recht hoch.

LineUpr: Solche Voraussetzungen beschleunigen die Einführung einer App natürlich. Gibt es eine interessante/verrückte Geschichte zum HR Innovation Day, welche du mit uns teilen möchtest?

Peter: Interessant ist für mich die Geschichte des HR Innovation Days insgesamt. Ich hätte nicht gedacht, dass sich aus einer erweiterten Lehrveranstaltung ein überregionales und zum Teil internationales Event mit über 160 Teilnehmer/innen entwickelt. In diesem Jahr hatten wir sogar zwei internationale Keynotes (Tom Haak aus den Niederlanden und Rebecca Lundin von einem schwedischen Start-up) und einem internationalen Workshop (Andras Viczek aus Ungarn) im Programm. Mit den Themen Corporate Learning und Künstliche Intelligenz (Kai Liebert/Siemens) sowie People Analytics und Employee Experience (Daniel Mühlbauer/functionHR) konnten wir aktuelle und weitreichende Akzente setzen. Und dann gibt es noch den Kreis der langjährigen Unterstützer/innen aus der nationalen HR-Szene. Vornweg sind hier die deutsche „Sourcing Queen“ Barbara Braehmer und Christoph Athanas (metaHR) zu nennen. In den letzten Jahren wurde unser Event auch vom Recruiting-Philosophen Henrik Zaborowski und von Jo Diercks (Cyquest GmbH) unterstützt. Und nicht zu vergessen Martin Gaedt, der 2014 im kleinen Rahmen zum „Mythos Fachkräftemangel“ gesprochen und in diesem Jahr die Zuhörer/innen mit seiner Keynote zu „Innovationen im Recruiting“ begeistert hat.

Vielen Dank für das tolle Interview Peter. Damit durften wir alle einen tiefen Einblick in dein besonderes Event gewinnen. Wenn du mehr zum HR Innovation Day wissen willst, dann hat Peter für dich den perfekten Rückblick vorbereitet. Immer aktuelle Informationen gibt es zudem auch bei Twitter.

Wir freuen uns bereits darauf, euch auch nächstes Jahr wieder mit einer Event-App zu unterstützen.

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Digital First! Das ist eines unserer Unternehmensmottos. Passend dazu haben wir heute Christian Simon vom Media Lab Bayern zu Gast in unserem Blog. Er war dieses Jahr einer der Organisatoren des digitalmediacamp. Es ist eines der führenden BarCamps zum Thema Digitalisierung in Deutschland. Christian erzählt uns etwas mehr zu dem Inhalt des BarCamps, warum und wie sie die Event-App eingesetzt haben und was Organisatoren im Umgang mit einer Event-App beachten sollten. Viel Spaß beim Lesen.

LineUpr: Hallo Christian. Vielen Dank, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell dich und das digitalmediacamp bitte nochmal persönlich vor.

Christian: Ich bin Christian, ich beschäftige mich beim Media Lab Bayern als Innovation Editor mit Content, Recherche und Social Media. Das #dmcmuc ist unser Barcamp, das wir in diesem Jahr zum dritten Mal organisiert haben. Seit dem ersten Camp 2016 ist das DMC stetig gewachsen, und in diesem Jahr haben wir im Foyer der Süddeutschen Zeitung knapp 300 Besucher begrüßen dürfen. Ein organisatorischer Riesenaufwand mit Sessionplan, Verpflegung und Hüpfburg. Aber was soll ich sagen: Es hat sich gelohnt!

LineUpr: Das klingt aufregend. Was ist die typische Zielgruppe dieses BarCamps und wie erreicht ihr diese?

Christian: Wir sind ja das Media Lab Bayern, also versuchen wir auch, eine Zielgruppe anzusprechen, die an digitalen Medienthemen nicht völlig uninteressiert ist. Innerhalb dessen ist das DMC aber barcamp-typisch sehr offen – von Podcasts über Blockchain bis Bildrechte hatten wir viele Themen vertreten. Entsprechend hatten wir viele Journalisten als Gäste, aber auch Coder, Marketer und Medienrechtler. Aber wie gesagt, ein Bezug zu Medien und Digitalisierung ist vermutlich bei fast allen Gästen gegeben.

Da wir so eine medienaffine Zielgruppe haben, erreichen wir unsere Leute gut auf den klassischen sozialen Netzen, besonders auf Facebook. Mit einer direkten Ansprache in Facebookevents haben wir gute Erfahrungen gemacht. Speziell bei den Journalisten spielt auch Twitter eine große Rolle. Ansonsten haben wir einen eigenen allgemeinen Newsletter und verschicken auch eventspezifische Mails. Wichtig ist aber auch das große Netzwerk an Freunden und Unterstützern, die das Media Lab hat und die wir auch sehr direkt erreichen können.

LineUpr: Welcher dieser Kanäle ist deiner Meinung der stärkste bzw. effizienteste?

Christian: Am effizientesten erreichen wir unsere Zielgruppe immer dann, wenn wir unser Netzwerk direkt anzapfen und sich unsere Inhalte von dort aus verbreiten. Media-Lab-Chefin Lina ist hervorragend vernetzt in der digitalen Medienszene, und über ihr Facebookprofil oder ihren Twitter-Account erreichen wir schnell wichtige und für uns relevante Multiplikatoren. Generell funktioniert die direkte Kommunikation mit der Zielgruppe, wie sie auf Social Media möglich ist, für Vermarktung und Präsentation unserer Events am Besten – Wenn ich mich für einen „wichtigsten“ Kanal entscheiden müsste, würde ich aufgrund der breiteren Reichweite Facebook nennen – Twitter funktioniert in unserer Nische auch recht gut, schränkt die Zielgruppe aber doch noch mal ein wenig ein.

LineUpr: Der direkte persönliche Kontakt ist einfach unschlagbar. Das hören wir auch sehr oft von anderen Veranstaltern.

Ihr habt LineUpr jetzt für das Event zum ersten Mal verwendet. Was sind für euch die entscheidenden Vorteile der Nutzung einer Event-App?

Christian: Die einfache Verfügbarkeit, das „Plug&Play“-Modell und die Tatsache, dass mindestens 99 % unserer Teilnehmer ohnehin ein Smartphone dabeihaben und das ständig nutzen. Wir wollen, dass unsere Teilnehmer sich das ganze Event über jederzeit gut informiert fühlen und Zugriff auf alle relevanten Informationen haben – App-Alternativen, wie etwa eine komplett eigene Eventwebsite oder ein Slack-Channel, wären für unser kleines Team entweder im Vorfeld zu aufwendig, oder während des Events selbst zu unübersichtlich zu bespielen. Eine App, zumal eine, die wir nicht selbst programmieren mussten, war da die ideale Lösung.

LineUpr: Du hast unsere Vorzüge perfekt getroffen ?

Habt ihr bereits im Vorfeld Event-Apps verwendet und wenn ja, was sind eure Erfahrungen damit?

Christian: Wir hatten im letzten Jahr schon eine App, allerdings mit einem völlig anderen Fokus. Damals ging es nicht so sehr um Eventinformation, sondern um Matching – also darum, Teilnehmer mit gleichen Interessen zusammenzubringen. Das führte stellenweise zu sehr lustigen Situationen, aber wie gesagt, ein ganz anderes Ziel, das wir da verfolgt haben.

LineUpr: Stimmt, Matching-Apps sind gerade auch sehr beliebt, aber kommen wir zurück zu LineUpr. Wie habt ihr die App konkret vor, während und nach dem BarCamp genutzt?

Christian: Wir wollten dieses Jahr „Barcamp“ ein bisschen neu denken, und haben den Sessionplan des ersten Tages schon im Vorfeld des Events angelegt. Teilnehmer konnten Themen einreichen, und alle anderen Teilnehmer darüber abstimmen – so konnten wir schon im Vorfeld demokratisch einen Sessionplan aufstellen und am ersten Tag Zeit sparen. Am zweiten Tag wurden die Sessions dann ganz barcamp-typisch vor Ort vergeben. Damit die Teilnehmer den Überblick über die parallel stattfindenden Sessions in sieben verschiedenen Räumen nicht verlieren, ging es uns hauptsächlich darum, den Sessionplan immer an einem zentralen Ort aktuell halten zu können. Dafür war LineUpr ideal.

LineUpr: Wie haben eure Besucher auf die App reagiert?

Christian: Wir sind ja hier in Bayern, auch für unsere Gäste gilt: Net gschimpft is a globt. Aber im Ernst: Unsere Informationspolitik wurde immer wieder gelobt, ohne dabei LineUpr speziell zu erwähnen – wir waren ja auch selbst als Ansprechpartner vor Ort und Aushänge und Raumpläne gab es noch obendrauf. Aber natürlich war die App ein wichtiger Teil davon. Was mir aber aufgefallen ist: Wenn mal eine Info in der App nicht stimmte, oder ich mit dem Eintragen neuer Sessions nicht hinterherkam, wurden wir sofort darauf angesprochen. Ich gehe also davon aus, dass LineUpr von unseren Teilnehmern wie selbstverständlich genutzt wurde.

LineUpr: Da einer unserer Gründer aus dem Schwabenland stammt, kennen wir eine Abwandlung des Spruchs nur allzu gut ?

Jetzt ist natürlich nie alles perfekt, welche Funktionen wünscht ihr euch noch für die App und warum?

Christian: Im Frontend wäre es schön, sowohl beim Programm als auch bei den Teilnehmern mehr Filter- bzw. Anzeigemöglichkeiten zu haben. Also schnell und einfach sagen zu können: „Zeig mir alle Sessions in diesem Raum“, „Zeig mir alle Sessions um 15:00 Uhr“ oder „Zeig mir die Sessions in einem Stundenplan.

Im Backend ist eigentlich alles übersichtlich und selbsterklärend. Eine Möglichkeit, die ich nicht gefunden habe, war, Vorlagen für Events anlegen zu können, bei denen zum Beispiel Raum und verschiedene Labels schon vorgegeben sind und man nur noch den Titel ändern muss. Da wir eine immer noch überschaubare Menge an Räumen und Labels hatten, kam ich hier mit der „Duplizieren“-Funktion gut zurecht – ich könnte mir aber vorstellen, dass das immer komplizierter wird, je mehr Labels und Kategorien man einfügen will.

LineUpr: Danke für dein Feedback. Wir nehmen diese Vorschläge mit in unsere Produktmeetings. Hast du zum Abschluss noch drei Tipps zur Nutzung von LineUpr für andere Veranstalter?

Christian: Erstens: Nehmt euch im Vorfeld Zeit, euch alles anzusehen und euch mit dem Backend vertraut zu machen. Da wir unseren Sessionplan schon vor der Veranstaltung hatten und dort eingetragen haben, kam das bei uns von selbst. Hat uns viel Gefrickel während des Events selbst erspart.

Zweitens: Commitment. Wenn ihr euren Teilnehmern eine App anbietet, ist die Chance da, dass sie sie auch nutzen. Falsche oder unvollständige Informationen bemerken sie sofort. Wenn ihr euch also für LineUpr entscheidet, solltet ihr es auch ernsthaft nutzen.

Drittens: Zu Fehlern und Missverständnissen kommt es, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an der App herumfuhrwerken. Bestimmt einen Mitarbeiter, der als alleiniger Administrator während des Events verantwortlich ist.

LineUpr: Vielen Dank Christian für das tolle und ausführliche Interview. Man merkt, dass ihr voll im Thema Digitalisierung steckt und euch auch bereits einige Kompetenz in der Organisation von BarCamps aufgebaut habt.

Wenn du mehr zu Christian erfahren willst, dann schau doch mal bei Twitter vorbei oder schreib ihm unter christian@media-lab.de eine Mail. Weitere Informationen zum Media-Lab gibt es auch auf Twitter, Facebook oder auf der Homepage.

Wir freuen uns bereits, euch nächstes Jahr wieder bei eurem BarCamp zu unterstützen.

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Es ist Punkt 9 Uhr. Die Teilnehmerunterlagen und Namensschilder liegen bereit, die Seminarräume sind bestuhlt, die Redner kontrollieren noch mal ihre Präsentationen, das Catering richtet das Essen an und dann das. Statt geplanter 100 Teilnehmer erscheinen nur 60. Das Gespenst der No-Shows hat wieder zugeschlagen. Jeder Veranstalter fürchtet sie, doch sie gehören zum Geschäft. Fakt ist jedoch, dass diese Quote bei den meisten Events immer noch viel höher ist, als sie eigentlich sein müsste. In diesem Artikel erklären wir euch, was die No-Show Rate ist, was sie beeinflusst und wie ihr sie führ euer Event optimiert.

Übersetzt heißt No-Show einfach „Nicht erscheinen“ und beschreibt Personen, welche zwar zu einem bestimmten Termin zugesagt haben, dann aber nicht erscheinen. No Shows gibt es aber nicht nur bei Events, sondern auch in der Reiseindustrie bei Flugreisen oder bei Tischreservierungen in Restaurants. Im Umgang mit den fehlenden Teilnehmern könnt ihr einiges von diesen anderen Branchen lernen. Besonders relevant ist das Problem natürlich bei kostenlosen Events, also Veranstaltungen ohne Ticketpreise und bei Businessevents, bei denen das Unternehmen seine Mitarbeiter einlädt, diese aber freiwillig teilnehmen dürfen. Wir starten mit den technischen Grundlagen und stellen anschließend Strategien zur Optimierung der Quote vor.

Berechnung der No-Show-Rate, Relevanz und Benchmarks

Die No-Show-Rate gibt den Anteil der nicht erschienen Personen von allen ursprünglich eingeplanten Teilnehmern an. Nehmen wir das einfache Beispiel eines Konzerts, bei dem im Vorfeld Tickets verkauft werden. Insgesamt wurden 250 Tickets verkauft, der Einlass hat jedoch nur 200 Besucher gezählt, damit sind 50 Personen nicht erschienen. Die No-Show-Rate ergibt sich dann als Division von 50/250 und beträgt 20 Prozent. Als Veranstalter solltest du diesen Wert unbedingt messen, um zu analysieren, wie gut die eigenen Aktivitäten wirken und welche externen Faktoren du beachten solltest.

Einige Personen sind der Meinung, dass die No-Show-Rate, wenn überhaupt, nur für kostenlose Events relevant ist. Bei Events, bei denen im Vorfeld Tickets verkauft werden, ist es doch egal, ob die Personen erscheinen oder nicht. Jeder hat natürlich ein Anrecht auf seine Meinung, jedoch ist diese Aussage hier einfach falsch. Jeder Veranstalter kalkuliert sein Budget am Veranstaltungstag mit den angemeldeten bzw. eingeplanten Teilnehmern. Wenn am Ende 25% weniger Personen als geplant erscheinen, dann hätte man weniger Catering anbieten, eine kleinere Location buchen und viele andere Dinge reduzieren können. Eine hohe No-Show-Rate reduziert also den Gewinn. Noch schlimmer ist es bei kostenlosen oder kulturellen Events, bei denen ein Großteil des Umsatzes über Gastronomie erzielt wird. Diese ist natürlich auf die eingeplante Teilnehmerzahl optimiert. Viele No-Shows sorgen hier zum einem für einen großen Umsatzausfall und zum anderen dazu, dass zu viel Getränke, Lebensmittel und gastronomische Einrichtungen eingekauft werden.

Typische statistische Benchmarks für den Anteil an No-Shows sind stark abhängig vom Typ des Events. Bei kostenlosen Veranstaltungen liegt diese Quote im Schnitt bei 50%. Bei Events, für die vorher Tickets gekauft werden, fällt diese Quote deutlich geringer aus, liegt aber trotzdem oft zwischen 20 und 30 Prozent. Als Veranstalter kann man im Vorfeld also durchaus mit einem Anteil von 20% rechnen.

Wie optimierst du deine No-Show-Rate

Großartige Eventinhalte
Die beste Strategie zur Minimierung der No-Show-Rate ist ein großartiges Event. Wenn du außergewöhnliche Inhalte, besondere Künstler oder Redner anbietest, ist das die Beste Werbung für dein Event und jeder der kann, will auch unbedingt teilnehmen. Diese Inhalte musst du deinen potenziellen Gästen jedoch auch umfassend kommunizieren.

Kommunikation mit deinen Gästen
Nach deinen Eventinhalten ist die Kommunikation mit deinen Gästen der wichtigste Faktor zur Reduktion der No-Shows. Wenn du die Kontaktdaten deiner Gäste besitzt, dann halte sie vor dem Event über aktuelle Entwicklungen auf dem laufenden. Nutze dafür Social Media oder auch Emails. Du kannst deine Gäste ein paar Tage vor dem Event z. B. auch noch mal darauf hinweisen, dass sie dir bitte per Mail absagen sollen, wenn sie bereits wissen, dass sie nicht teilnehmen können. Und ganz wichtig ist auch noch eine Mail/Information am Tag vor dem Event, in der du darauf hinweist, wann und wo die Veranstaltung stattfinden wird. Hier ist auch eine App sehr sinnvoll, die deine potenziellen Gäste bereits im Vorfeld für die Informationssuche verwendet haben. Nachrichten, welche du über die App versendest, werden mit höherer Wahrscheinlichkeit gelesen als Emails.

Ticketpreis
Bei kostenlosen Events ist die No-Show-Rate deutlich größer und beträgt teilweise mehr als 50%. Vielleicht solltest du darüber nachdenken zumindest einen kleinen Teilnehmerbeitrag für Verpflegung zu verlangen. Es ist leider psychologisch so, dass Menschen eine Sache immer als wertvoller betrachten, wenn sie dafür bezahlt haben.

Kontaktdaten einsammeln
Wenn du keinen Teilnehmerbetrag verlangst, aber trotzdem einen Engagement-Effekt bei deinen Gästen auslösen willst, dann sammle die Kontaktdaten deiner Teilnehmer. Dafür kannst du z. B. Ticketingtools wie Xing oder Eventbride nutzen. Oder deine Teilnehmer können sich direkt bei dir anmelden z. B. über ein Google-Formular oder eine Event-App, wo sie ihre Emailadresse, den Namen und vielleicht die Telefonnummer angeben müssen. Da du diese Teilnehmer jetzt auch direkt kontaktieren kannst, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie auch tatsächlich teilnehmen werden.

Überbuchung
Einen Trick, den wir uns von den Fluggesellschaften und Hotelbetreibern abschauen können, ist die Überbuchung der vorhandenen Plätze. Grundlage dafür ist eine grobe Abschätzung der No-Show-Rate. Wenn du davon ausgehst, dass 30% deiner Gäste nicht erscheinen werden, dann lade doch einfach 30% mehr Personen zu deinem Event ein. Auch erfahrene Eventmanager überbuchen ihre Events in der Regel um 20%. Solange du die Überbuchung im Rahmen hältst, kannst du hier praktisch nichts falsch machen, da, wenn weniger Leute kommen, du diesen Effekt abmildern kannst. Wenn doch mehr kommen, dann werden alle denken, dass dein Event so großartig ist, dass manche Leute sogar stehen. Kostenlose Events können ihre Veranstaltung auch gut und gerne um 50% überbuchen.

Wetter
Sollte dein Event im Freien stattfinden, dann ist die Quote zu einem großen Teil vom Wetter abhängig. Behalte also die Wetterprognose im Auge und halte ggf. einen indoor Plan B für deine Gäste bereit. Gegen diesen Faktor kannst du nichts aktiv unternehmen, außer dich dagegen zu versichern.

Location Auswahl
Achte darauf, dass deine Location einfach und schnell von deiner Zielgruppe erreicht werden kann. Dieser Punkt ist direkt mit dem Thema Wetter verknüpft. Bei strömendem Regen oder starkem Schneefall werden wenige Personen raus aufs Land fahren.

Konkurrenzveranstaltungen
Bevor du dein Event planst, solltest du unbedingt überprüfen, dass an deinem geplanten Eventdatum keine weitere Großveranstaltung stattfindet, die dir deine Gäste entziehen könnte. Das gilt natürlich auch für kleinere Events, die genau auf deine spezielle Zielgruppe zugeschnitten sind.

Laufkundschaft
Wenn du die Möglichkeit hast auf Laufkundschaft zurückzugreifen, dann nutze diese unbedingt. Du könntest z. B. auf deinen Tickets vermerken, dass diese nur bis zu einer bestimmten Uhrzeit gültig sind. Erscheinen die Ticketinhaber bis dahin nicht, dann verkaufe diesen Platz an die Laufkundschaft. Ein noch härterer Ansatz wäre, wenn du deine Gäste dazu zwingst, am Tag vor der Veranstaltung online einzuchecken, wie z.B. bei Flügen. Wer nicht eingecheckt ist, dessen Platz kannst du direkt vor dem Event erneut vergeben.

Nicht erscheinen kostet
Ein sehr schönes Konzept für kleinere, private oder unternehmensinterne Events ist die Bestrafung der Nichtteilnahme. Die Veranstaltung ist grundsätzlich für alle Teilnehmenden kostenlos, jeder hinterlegt jedoch eine Kaution, die man erst bei vollständiger Teilnahme am Event zurückerhält.

Tickets persönlich abholen
Gerade in Zeiten von digitalen Tickets stellt das Abholen eines persönlichen Tickets eine spürbare Hürde dar. Wer sein Ticket trotzdem persönlich abholt, wird mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit auch am Event teilnehmen.

Warum es immer No-Shows geben wird

Auch wenn du alle Strategien aus diesem Artikel umsetzt, wird es immer Personen geben, die zwar zu deinem Event zusagen, aber letztlich nicht erscheinen werden. Die Welt ist schlicht zu komplex um alle Eventualitäten perfekt zu beachten. Menschen werden aus persönlichen Gründen verhindert sein oder von externen Umständen von der Teilnahme abgehalten werden. Als Veranstalter ist es für dich jedoch wichtig zu verstehen, warum Personen nicht teilnehmen, um beim nächsten Event deine Aktivitäten dementsprechend anzupassen.

Es ist eine Illusion zu glauben, man könne die No-Show-Rate im Vorfeld perfekt berechnen. Dafür sind einfach zu viele Faktoren zu beachten, welche sich gegenseitig beeinflussen. Du kannst sie lediglich anhand von Erfahrungen und Daten vergangener Jahre schätzen. Daher ist es sinnvoller, dass du alles unternimmst, um die Quote zu reduzieren und die Quote nach dem Event genau zu berechnen. Wenn du alle deine Aktivitäten aufgezeichnet hast kannst du diese direkt in Verbindung zur No-Show-Rate setzen. Beim nächsten Event passt du dann deine Aktivitäten an und berechnest im Anschluss erneut die neue Quote. Nur so kannst du erkennen, welche Aktivitäten etwas bringen und deine Zielgruppe optimal ansprechen.

Zusammenfassung

Die No-Show-Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter. Es gibt wenige Dinge, die schlimmer sind, also eine Veranstaltung für 100 Personen zu planen und dann zu erkennen, dass nur 50% der angemeldeten Teilnehmer erschienen sind. Viele Veranstalter fühlen sich regelrecht persönlich gekränkt, da oft sehr viel Herzblut in Veranstaltungen steckt. In diesem Artikel haben wir euch 11 Strategien vorgestellt, mit denen ihr die No-Show Rate reduzieren könnt. Aber egal was ihr macht, ihr werdet diese Quote wahrscheinlich nie verlässlich auf 0 Prozent reduzieren können.

Gebt uns Feedback

Wie sind eure Erfahrungen mit der No-Show Rate? Habt ihr weitere Tipps, die hier noch fehlen? Wir freuen uns auf eure Antworten.

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„Welche Vorteile bringt mir die Verwendung einer Event-App für mein BarCamp“. Diese Frage hören wir mittlerweile sehr oft von Veranstaltern, die eine unserer Event-Apps bei Kollegen und Geschwisterevents gesehen haben.  Wir erklären es euch.

Effizienz ist auch bei BarCamp Veranstaltern ein wichtiges Thema. Die meisten führen ihre Tätigkeit ehrenamtlich und neben ihrem Hauptberuf aus. Bei einer solchen Leidenschaft ist es wichtig, dass die Zeit und Arbeit, welche in notwendige aber unangenehme Tätigkeiten investiert werden muss, wie die Organisation der Location, die Vermarktung des Events, die Kommunikation mit den Besuchern, etc., möglichst reduziert werden kann. Genau hier kommen Event-Apps ins Spiel. Sie können euch den Eventalltag deutlich erleichtern. Wir stellen euch im Folgenden sechs Bereiche vor, in denen Event-Apps euch Zeit, Arbeit und manchmal sogar Kosten sparen.

Vermarktung deines BarCamps

Eine Event-App ermöglicht dir deine Veranstaltung mobil und interaktiv zu präsentieren und deinen potenziellen Gästen zu kommunizieren. Die App fungiert dabei als zentraler Content-Hub, auf dem deine Teilnehmer alle Informationen zum Event finden können. Im Gegensatz zu der klassischen Homepage ist eine App speziell auf das mobile Nutzerverhalten und auf Smartphone und Tablet Bildschirme optimiert. Dadurch sind die Inhalte effizient dargestellt und deine Gäste finden sich schnell und einfach zurecht. Das beginnt bereits bei den Ladezeiten, die bei einer App deutlich geringer sind als bei einer klassischen Website, und endet beim Nutzerfluss. Bei Websites muss jede Seite neu geladen werden, bei Apps findet der Ladeprozess einmalig, entweder beim Installieren der nativen App oder beim ersten Aufruf einer Web-App statt. Für deinen Gast ist die Suche und das stöbern dadurch deutlich angenehmer.

Die App kannst du anschließend über alle deine Vertriebskanäle teilen. Wie bereits im Artikel zur Vermarktung von BarCamps aufgezeigt, geht es in der Promotion primär darum, so viel Inhalte wie möglich zu teilen und so viel Aufmerksamkeit wie möglich für deine Veranstaltung zu erzeugen. Wenn du also einen neuen Redner oder die Location bekannt geben kannst, dann erstelle diese Inhalte in der App, schreibe einen kurzen Teaser Text dazu und teile die App mit diesem Text über deine Marketingkanäle. Deine potenziellen Teilnehmer gelangen so auf die App und können sich dort im besten Fall direkt anmelden oder ein Ticket kaufen. Da die Nutzer der App diese und ihre Inhalte selbst teilen können, unterstützt du damit zudem direkt Nummer 1 und 2 der BarCamp-Regeln.

Die App kann dabei niemals das alleinige Vermarktungsinstrument sein, sollte jedoch Priorität bei der mobilen Vermarktung erhalten. Wenn du deine potenziellen Gäste über ihre mobilen Endgeräte wie z. B. Smartphone ansprechen willst, sollten auch die Informationen diesem Ansatz angepasst werden. Eine klassische Homepage ist hier vollkommen unangebracht, da u. a. zu hohe Seitenladezeiten und eine unübersichtliche Darstellung der Inhalte zwangsläufig zu einer höheren Absprungrate führen. Dass solltest du unbedingt verhindern, da die Wahrscheinlichkeit gering ist, dass diese Personen später, wenn sie an einem Desktop PC sitzen oder WLAN zur Verfügung haben, erneut aktiv nach deinem Event suchen werden.

Präsentation deiner Eventinhalte

Um Inhalte zu teilen, benötigst du erst mal welche. Eine Event-App stellt alle relevanten Daten zum Event übersichtlich dar. Erstelle Profile für deine Location, deine Redner, deine Teilnehmer und dass alles mit umfassenden Beschreibungen, Links und Bildern. Wie bereits beschrieben, kannst du diese Inhalte über deine Kanäle streuen und Aufmerksamkeit für deine Veranstaltung erregen. Für deine potenziellen Gäste kann die App zum Standard Informationskanal werden. Über die meisten Event-Apps kannst du auch direkt Nachrichten an deine Nutzer versenden und sie somit über jede Art der Veränderung über dem Laufenden halten. Diese Nachrichtenfunktion ist übrigens auch vor Ort am Eventtag interessant für dich.

Sofern es deine Teilnehmer wünschen, kannst du sie ebenfalls mit Profilen in der App darstellen. Sie können hier auch ihre eigenen Blogs und andere Kontaktmöglichkeiten vorstellen und präsentieren aus welchem Grund sie an der Veranstaltung teilnehmen und worin ihre inhaltlichen Stärken liegen.

Zwar kannst du diese Inhalte auch alle einzig über deine Website oder Blog abbilden, damit sind jedoch einige Nachteile verbunden. Zum ersten ist die Pflege einer Website aufwendig, weswegen meist ein Entwickler benötigt wird, zweitens stehen dir nur begrenzte Instrumente zur Verfügung und weitere Features benötigen eine gewisse Vorkenntnis bzw. Einarbeitungszeit und drittens ist das Nutzergefühl und damit automatisch auch die Absprungrate, beim mobilen Aufruf einer Homepage deutlich schlechter als über eine App (jeder der schon mal ohne WLAN und H+ Verbindung eine Website aufgerufen hat, weiß was ich meine). Websites und Blogs sind für Desktop Nutzer entwickelt worden und Apps für die mobile Nutzung. Du weißt am besten, wo deine potenziellen Teilnehmer am meisten unterwegs sind.

Sponsoren Akquise

Die Sponsoren deines BarCamps erwarten zwangsläufig eine Gegenleistung für ihr Engagement. Praktisch alle wollen umfänglich und vorteilhaft auf deinem Event präsentiert werden. Eine Event-App ermöglicht dir hier vollkommen neue Wege. Zum einen können die Sponsoren in eigenen Profilen präsentiert werden. Du kannst deinen Gästen über die App z. B.  direkt Nachrichten zusenden, in denen du deine Sponsoren vorstellst und auf die Profile verlinkst. Zum anderen kannst du ihre Logos und das Corporate Design in deine App-Bilder und dem App Icon integrieren.

So kannst du deinen Sponsoren bereits im Vorfeld aufzeigen, wie du sie während des Events präsentieren wirst. Außerdem kannst du diese Präsentation schnell und einfach über die App durchführen und musst keine umständlichen Texte oder Layouts für jeden Sponsor erstellen und verteilen.

Themenvorschläge sammeln und abstimmen lassen

Wie jeder weiß, existiert im Vorfeld eines BarCamps keine feste Agenda. Die besprochenen Themen und Sessions werden erst vor Ort gemeinsam demokratisch ausgewählt. Einige BarCamps sammeln jedoch bereits im Vorfeld mögliche Themen und präsentieren sie auf ihrem Blog. Event-Apps können diesen Prozess noch weiter verschlanken, da alle Teilnehmer über die Apps ihre Vorschläge für mögliche Themen abgeben können. Der Veranstalter kann diese Vorschläge sammeln und einheitlich präsentieren. Am Veranstaltungstag können die Teilnehmenden dann über alle Themen per App abstimmen.

All das geht auch jetzt bereits ohne digitalen Schnick-Schnack. Eine App verschlankt den Prozess jedoch deutlich und macht alles zu 100% Transparent. Auch was die Akzeptanz dieses Vorgehens angeht, haben unserer Veranstalter nur positive Erfahrungen gemacht.

Feedback und Optimierung des BarCamps

In der Theorie sollte zwar jedes BarCamp eine Feedback- und Abschlussrunde durchführen, in der jeder Teilnehmer seine Meinung und Verbesserungsvorschläge für das Event abgibt, leider verzichten einige Veranstaltungen aus Zeitdruck oder anderen Widrigkeiten jedoch auf diesen Teil. Gleichzeitig kommt es oft vor, dass Personen zwar Verbesserungsvorschläge haben, Ihnen diese aber schnell wieder entfallen.  Es wäre doch super, wenn jeder sein Feedback in dem Moment abgeben kann, in dem es ihm oder ihr einfällt. Am besten, ohne dabei den Veranstaltungsablauf oder den Veranstalter zu stören. Eine Event-App macht diesen Traum wahr. Hier können deine Teilnehmer jederzeit ihre Meinung und Optimierungsvorschläge abgeben. Du kannst sogar Umfragen nutzen, um ganz spezielle Themen abzufragen.

Auch Feedback kann ganz klassisch verbal oder auf Papier gesammelt werden, dafür bedarf es keiner digitalen Lösung. Eine App hilft dir jedoch alle Teilnehmer jederzeit direkt anzusprechen und Vorschläge zentral zu sammeln. Erneut sorgt dies für einen schlanken und effizienten Prozess und weniger Arbeit für dich.

Was sagen unsere BarCamp Kunden

Die meisten unserer Kunden fokussieren sich beim Einsatz der App auf die Kommunikation mit ihren Gästen. Die App wird also im Vorfeld als Promotionsinstrument und während der Veranstaltung als Kommunikationskanal verwendet. Schon lange vor dem Event, sind die Apps sehr gut mit Inhalten gepflegt und werden über social Media an die potenziellen Gäste gestreut. Auf dem Event werden dann die einzelnen Sessions schnell integriert (dafür braucht man nur 10 Minuten) und anschließend findet die komplette Kommunikation ausschließlich über die App statt. Für viele ist auch die Präsentation ihrer Sponsoren sehr interessant, da für diese eine Event-App meist auch noch relativ neu ist. Die Umfragefunktion gewinnt vor allem für das Sammeln von Feedback vor und nach dem Event in letzter Zeit deutlich an Bedeutung, wobei nur wenige diese Funktion zur Abstimmung der möglichen Themen nutzen.

Zeitaufwand der App Erstellung

Da wir durch die App eine deutliche Zeit- und Kosteneinsparung versprechen, kommt an diesem Punkt immer das Gegenargument, dass die Erstellung und Pflege der Event-App ebenfalls einige Zeit erfordert. Natürlich erstellt sich die App nicht von alleine, aber die Integration von Inhalten erfolgt deutlich schneller als die meisten erwarten.  Ich kann hier natürlich nur für LineUpr sprechen, aber aus der Erfahrungen anderer BarCamp-Veranstalter benötigt die Erstellung initial ca. 2 Stunden für ein zweitägiges Event. In dem Artikel „Jedes Barcamp sollte eine App haben“ haben wir euch beschrieben, wie schnell und einfach ihr eure eigene App erstellen könnt. Alles zum Thema BarCamps findet ihr hier.

Zusammenfassung

Um es ganz direkt anzusprechen, ein BarCamp kann auch ohne Event-App eine tolle Veranstaltung sein. Alles, was die App kann, kannst du auch analog durchführen. Der entscheidende Vorteil einer Event-App ist jedoch die gigantische Zeitersparnis und Arbeitserleichterung. Dadurch kannst du die Reichweite und den Erfolg deiner Promotion stärken, deinen Sponsoren einen vollkommen neuen Mehrwert bieten und die Kommunikation zu deinen (potenziellen) Teilnehmern auf ein mobil optimiertes Instrument verschieben. Viele Aufgaben, die du bisher parallel auf mehreren Plattformen und Papier ausführst, kannst du zentral auf einer Event-App tätigen. Letztlich muss aber jeder für sich selbst entscheiden, ob er eher bei den bisherigen Lösungen bleibt oder einen modernen Ansatz bevorzugt. Wenn du dich dafür entscheidest, solltest du jedoch voll dahinter stehen, da der Erfolg der App fast vollkommen vom Umgang des Veranstalters abhängig ist. Eine halbherzige Durchführung führt zwangsläufig zu schlechten Ergebnissen, was weder dir noch deinen Gästen noch uns gefallen kann.

Gebt uns Feedback

Was ist eure Meinung zu Event-Apps für BarCamps? Ist euch das zu viel oder stimmt ihr uns zu? Welche Funktionen der App vermisst ihr bisher auf BarCamps? Wir freuen uns bereits auf eure Antworten.

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In unserem Blog haben wir bereits in mehreren Artikeln auf unsere BarCamp Veranstalter und ihre außergewöhnlichen Event-Apps verwiesen. Ganz oft werden wir in diesem Zusammenhang auch nach Beispielen gefragt. Wenn es dir auch so geht, dann habe ich heute etwas für dich. Wir haben die 6 schönsten Event-Apps für BarCamps für euch ausgewählt.

Wenn man eine Aufgabe, wie z.B. die Erstellung einer App, zum ersten Mal macht, dann wird zuerst analysiert wie andere Personen diese Aufgabe gelöst haben. Auch unsere (potenziellen) Kunden fragen uns praktisch immer nach Beispielen um ein besseres Gefühl dafür zu erhalten, was mit einer Event-App möglich ist und wie diese aussehen könnten. Auch im Bereich BarCamps verfügen wir mittlerweile über eine große Auswahl an Beispielen. Die schönsten 6 Varianten aus dem Bereich BarCamps möchte ich euch heute näher vorstellen. Mit Sicherheit findest du hier Inspiration für deine eigene Event-App.

Die Minimalisten

Die Minimalisten unter den Event-App Erstellern fokussieren sich primär auf den Inhalt und ihre Teilnehmer. Zwei Beispiele für solche Event-Apps sind das Barcamp Dangast und das LiteraturCamp Heidelberg.

BarCamp Dangast (#bcDAN17)

Das BarCamp Dangast ist noch ganz frisch in den Geschichtsbüchern und fand am 8. Und 9. September 2017 im Künstlerort Dangast statt. Im Hintergrund der Organisation steht die enera. Die App ist sehr einfach gehalten und fokussiert sich primär auf den Programmablauf und die 74 Teilnehmer, die sich alle mit ihren Lieblingsthemen, Kontaktdaten und Fotos präsentiert haben. Der Ort macht zudem den Einsatz unterschiedlicher Locations möglich, welche umfänglich in der App mit Profilen dargestellt wurden, so dass jeder Teilnehmer schnell dorthin finden konnte.

LiteraturCamp Heidelberg (#litcamp17)

Thematisch auf den ersten Blick etwas aus dem Rahmen fallend, ist die Event-App des LiteraturCamps Heidelberg sehr beeindruckend. Den Veranstaltern ist es gelungen sich auf das wesentliche der Eventpräsentation zu fokussieren und die App sehr schlank zu halten. Bis auf die Teilnehmer, die sich ausführlich in einem kleinen Text mit Kontaktdaten vorstellen, wird größtenteils auf Fotos verzichtet. Auf die Feedback- und Nachrichtenfunktion wird komplett verzichtet. Manchmal ist weniger mehr.

Die Maximalisten

Die Maximalisten Event-Apps nutzen jede einzelne Funktion der App mehrmals. Von mehreren Umfragen über Posts und Profilen ist alles in großer Zahl vertreten. Die App ist der zentrale Content-Hub der Veranstaltung. Zwei sehr gute Beispiele dafür ist das Geno BarCamp und das HR BarCamp Wien.

Geno barcamp (#GBC14)

Das Geno BarCamp war dieses Jahr zu Gast im HessenLand und die Veranstalter haben aus der App alles herausgeholt was möglich ist. Im Hintergrund steht hier übrigens die VR Bank HessenLand. In der App präsentieren sich insgesamt 126 Teilnehmer die an 61 Programmpunkten teilgenommen haben. Mit insgesamt 25 Feedbackteilnahmen, war die Rückmeldung sehr positiv.

HR BarCamp Wien (#hrbc17)

Noch frischer in den Büchern ist das HR BarCamp in Wien vom 14. Und 15. September. Mit der Farbe Orange, bestimmt auch hier das Corporate Designs des Veranstalters (Watchado), das Erscheinungsbild der App. Mit 176 Teilnehmerprofilen, 43 Programmpunkten und 6 Sponsorenprofilen ein echtes Schwergewicht unter den BarCamps. Die Feedback Funktion wurde mit 89 Teilnahmen hervorragend von den Gästen angenommen. Im Gegensatz zu anderen hier aufgeführten Varianten, wurde die Nachrichtenfunktion leider nur einmal genutzt. Verschenktes Potential.

Die Allrounder

Die Allrounder Event-Apps nutzen zwar auch alle Funktionen der Event-App, reduzieren den Inhalt jedoch im Vergleich zu den Maximalisten. Diese Art der App ist der Normalfall unter den BarCamp Veranstaltern und am meisten vertreten. Beispielhaft dafür, Achtung Verwechslungsgefahr, sind das mobilecamp und das mobltcamp ausgewählt.

MobileCamp (#mcdd17)

Wie für einen Allrounder üblich, verwendet das MobileCamp alle Funktionen die ihm zur Verfügung stehen mindestens einmal. Die Präsentation der Sponsoren macht dieses BarCamp zu einer Besonderheit. Insgesamt werden 48 Sponsoren in Profilen dargestellt. Auch die 15 Nachrichten gehören zum Topwert bei BarCamps. Insgesamt wurde sehr viel Zeit in die Darstellung der Themen und Sponsoren investiert. Die Teilnehmer treten in der App in den Hintergrund und nur für die Redner wurden Profile erstellt.

mob:l:t:camp (#mobltcamp)

Auch das mob:l:t:camp (ausgeschrieben MobilityCamp) nutzt alle gebotenen Funktionen der App. Und auch hier liegt der Fokus auf Sponsoren (20 Profile) und Nachrichten (15 Posts). Nur die Sessiongeber werden in Profilen dargestellt und die Teilnehmer treten quasi nicht in Erscheinung. Als Teilnehmer finde ich alle Informationen die ich benötige.

Weiterführende Links

Weitere Informationen zu BarCamps kannst du in unserer BarCamp-Reihe nachlesen.

Zusammenfassung

Jeder Veranstalter hat seine eigene Art sein Event per App zu präsentieren. Die einen fokussieren sich auf bestimmte Schwerpunkte, die anderen nutzen jede einzelne Funktion und wieder andere leben ihre Kreativität aus. Mit den 6 Event-Apps für BarCamps haben wir in diesem Artikel eine breite Auswahl an unterschiedlichen Typen von Event-Apps vorgestellt, welche Inspirationen für eigene Event-App Ideen bieten.

Gebt uns Feedback

Was ist eure Meinung zu den Event-Apps? Welche gefällt euch am besten und warum? Was interessiert euch noch zum Thema BarCamps?

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Das Thema der offenen Teilnehmerlisten spaltet zurzeit etwas die BarCamp-Community. Ein Teil der Veranstalter veröffentlicht weiter die Namen ihrer Teilnehmer auf der eigenen Homepage, während solche Listen bei jüngeren Events meist fehlen. Die Diskussion um diese Problematik ist nicht neu, aber aufgrund der zunehmenden Kommerzialisierung von BarCamps relevanter denn je. Da sich einige unserer Veranstalter in letzter Zeit vermehrt mit dieser Frage beschäftigen und uns deswegen um Rat gebeten haben, dachten wir, dass sich dieses Thema hervorragend für unseren Blog eignet. Daher werden wir in diesem Artikel die Gründe für und gegen eine Veröffentlichung von Teilnehmerlisten, welche wir gemeinsam mit unseren Kunden identifiziert haben, vorstellen und diskutieren.

Grob zusammengefasst lässt sich die Diskussion auf drei pro und zwei kontra Argumente begrenzen. Für offene Teilnehmerlisten sprechen die Transparenz auf dem Event, der Marketingaspekt für den Veranstalter und der Commitmenteffekt. Dagegen sprechen der Schutz der Privatsphäre und die aggressive Verkaufsmasche von Direktverkäufern.

Argumente für eine Veröffentlichung

Transparenz
Das Prinzip der offenen Teilnehmerlisten ist ein entscheidendes Puzzlestück der BarCamp Bewegung. Es wurde bereits beim ersten BarCamp umgesetzt und ist seitdem gelebte Praxis. Ursprünglich wurde die Veröffentlichung der Namen von den Teilnehmern selbst initiiert, indem sie sich, im Zuge der Anmeldung, auf den Wikiseiten oder Blogs als Teilnehmer outeten. Im Zuge der Professionalisierung der Veranstalter haben diese später alle Namen der angemeldeten Personen gesammelt und zentral auf einer Seite veröffentlicht. Hintergrund dieser Praxis ist das Ziel der absoluten Transparenz. Die BarCamp Regeln schreiben sowieso jedem Teilnehmer vor, dass er über das BarCamp und seine Teilnahme bloggen, twittern und posten soll. Damit soll sich eine Community bilden und später verfestigen. Eine Veröffentlichung der Teilnehmerlisten folgt diesem Gedanken und sorgt für vollkommen Transparenz, da jede Person sehen kann, wer an dem jeweiligen BarCamp teilnimmt.

Marketing
Ein schöner Nebeneffekt einer öffentlichen Teilnehmerliste ist der Marektingboost. Wenn es mir gelingt, interessante Personen auf mein BarCamp zu bringen, könnten sich andere Personen dazu entscheiden ebenfalls teilnehmen zu wollen, einzig um diese Personen bei dieser Gelegenheit kennenzulernen. Dieser Effekt ist umso stärker, je wichtiger die Personen sind. Dabei müssen das keine Promis etc. sein, sondern einfach Persönlichkeiten, die für bestimmte Nischenthemen sehr relevant sind. Gelingt es dir z. B. einen hochrangigen Mitarbeiter von einem heißen Unternehmen zu gewinnen, ist das für viele anderer Personen sehr interessant. Ich durfte z. B. auf dem Controlling BarCamp den Vice President Controlling von Zalando kennenlernen. Der war zwar in diesem Fall ein Redner, aber es macht deutlich was ich meine.

Neben den Marketingeffekt der bekannten Personen ist es auch für viele Menschen wichtig bereits im Vorfeld eines Events jemanden der Teilnehmer zu kennen. Hier kommt die Angst der Menschen durch, am Ende niemanden zu finden der mit einem redet etc. Wenn ich jedoch bereits eine Person vor Ort kenne, weiß ich immer an wenn ich mich wenden kann. Die Wahrscheinlichkeit für eine Eventteilnahme steigt demnach, wenn ich Personen kenne, die ebenfalls an diesem Event teilnehmen.

Diese beiden Marketingeffekte sind vor allem für junge Eventformate sehr wichtig, da sie noch nicht auf eine gefestigte Teilnehmercommunity zurückgreifen können.

Commitment
Jeder Veranstalter kennt und fürchtet es. Die No Show Rate. Es gibt leider immer wieder Personen, die melden sich für eine Veranstaltung an und erscheinen nicht. Dem Problem der No Show Rate werden wir uns noch in einem späteren Artikel ausführlicher widmen, aber eine Methode um diese Rate zu verringern sind offene Teilnehmerlisten. Dadurch, dass mein Name öffentlich mit dem Event verbunden wird, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass ich teilnehme. Das liegt an einem psychologischen Effekt. Durch die Veröffentlichung meines Namens gebe ich quasi ein Versprechen, dass ich am Event teilnehme und jeder kann dieses Versprechen sehen. Ich könnte also im Nachhinein oder auch bereits davor darauf angesprochen werden. Wenn ich jetzt zugeben müsste, dass ich gar nicht an der Veranstaltung teilgenommen habe, folgen zwangsläufig Fragen wie „warum?“ und „ich hätte doch gesagt ich würde daran teilnehmen …“. Diese Situation ist für die meisten Menschen sehr unangenehm. Wird meine Teilnahme jedoch nicht veröffentlicht, dann sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass ich darauf angesprochen werde. Dieses psychologische Prinzip ist auch der Grund, warum man über seine Ziele öffentlich sprechen sollte. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass wir sie erreichen, da wir ein Misserfolg öffentlich rechtfertigen müssten.

Argumente gegen eine Veröffentlichung

Schutz der Privatsphäre
Im direkten Kontrast zu Transparenz steht der Schutz der Privatsphäre. Beides ist nicht vollständig umsetzbar ohne das andere zu behindern. Vielen Personen ist die Privatsphäre sehr wichtig und sie wollen nicht das ihr Name veröffentlicht wird. Dieses Bedürfnis nimmt umso mehr zu, je wichtiger die Aufgaben der betreffenden Person in ihrem Arbeits- und Privatleben sind. Würde z. B. ein Mark Zuckerberg an einem Event teilnehmen, ist klar, dass fast jeder gerne mit ihm reden würde. Sicher würde dieser jetzt nicht unbedingt an einem BarCamp teilnehmen, außer es ist durch Facebook organisiert, aber das Prinzip wird deutlich. Solche Menschen wollen ihre Teilnahme möglichst geheim halten. Diese Einstellung sollte dann auch von den Organisatoren akzeptiert werden.

Direktverkäufer
Direktverkäufer sind der Schrecken aller BarCamp Veranstalter und wahrscheinlich einer der Hauptgründe, warum viele kleine, teilweise sehr interessante, Eventformate nie eine feste Community entwickeln. Diese Verkäufer suchen nach Möglichkeiten, möglichst viele Menschen, welche eine gewisse Affinität zum Verkaufen und Selbstständigkeit besitzen, an einem Ort zu sammeln und ihnen von ihrem unschlagbaren Angebot bzw. Produkt zu erzählen. Versteht mich nicht falsch, Direktvertrieb ist nicht grundsätzlich schlecht, aber die Art und Weise ist entscheidend und da habe ich bei den meisten eher schlechte Erfahrungen gemacht. Leider lauern diese Personen bei vielen noch jungen Events. Mit einer öffentlichen Teilnehmerliste stellst du diesen Verkäufern Informationen zur Verfügung, die sie später in der Ansprache der Teilnehmer verwenden können.

Unsere Meinung

Nach den vielen Gesprächen habe ich meine ganz eigene Meinung zu dieser Problematik entwickelt. Ich kann alle Argumente verstehen, wobei ich eher den Transparenz Aspekt bevorworte. Ich bin der Meinung, dass wir alle in der heutigen Zeit viel gläserner sind als früher und dass dieser Effekt auch nicht mehr gestoppt werden kann. Die beste Lösung ist aber sicherlich, wenn nicht generell festgelegt wird ob die Teilnehmerliste veröffentlicht wird, sondern jeder Teilnehmer das individuell für seine Daten entscheiden kann.

Weiterführende Links

Weitere interessante Artikel zum Thema BarCamps findet ihr hier.

Zusammenfassung

Nach unzähligen Diskussionen ist eines klar, es gibt hier keine eine richtige Antwort. Jeder Veranstalter muss für sich selbst definieren, welche Argumente für ihn schwerer ins Gewicht fallen und welche er in Kauf nehmen kann. Transparenz steht zwangsläufig dem Schutz der Privatsphäre im Weg. Und der Marketingeffekt ist gerade für junge Events sehr relevant. Wichtig ist, dass du als Veranstalter, deine Gäste im Vorfeld darüber informierst, ob und welche Daten du veröffentlichst. Wie bereits gesagt, die beste Lösung ist sicherlich, wenn jeder Teilnehmer für sich selbst bestimmen kann, ob er seine Daten veröffentlichen lassen möchte oder nicht.

Gebt uns Feedback

Was ist euere Meinung zu öffentlichen Teilnehmerlisten auf BarCamps? Habt Ihr noch Fragen, die wir nicht beantworten konnten?  Welche weiteren Themen rund um BarCamps interessieren euch noch? Welche anderen Veranstaltungstypen sind für euch interessant und sollen von uns analysiert werden? Wir freuen uns auf eure Antworten.

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Nachdem wir uns in den ersten vier Teilen der BarCamp-Reihe ausschließlich mit der Theorie beschäftigt haben, wollen wir jetzt endlich ins MACHEN kommen. Seit ihr schon heiß auf euer erstes BarCamp? Ich weiß noch genau, wie ich mich vor meinem ersten Event gefühlt habe und es war alles nur nicht entspannt. Eine Veranstaltung zu organisieren ist zwangsläufig mit etwas Stress verbunden. Aus diesem Grund will ich euch heute die wesentlichen Dinge vorstellen, auf die ihr bei eurer ersten Planung achten solltet. Beim zweiten Mal, und ich bin mir sicher, dass es ein zweites Mal geben wird, weißt du dann schon sehr genau, worauf du achten musst. Da ich es persönlich einfach schöner finde, stelle ich meine Erfahrungen und Empfehlungen als Artikel dar. Wenn du eher ein Freund von konkreten Maßnahmen bist, findest du am Ende des Artikels eine Checkliste, in der alle konkreten Schritte und Aktionen übersichtlich dargestellt sind.

Und jetzt Schluss mit dem Vorgeplänkel und hinein in die aktive Planung. In mehreren Bereichen unterscheiden sich BarCamps nicht von anderen Events. Ihr benötigt einen Veranstaltungsort, Sponsoren und eine grobe Agenda. Zusätzlich müsst ihr euch die Fragen stellen, ob ihr ein Thema vorgeben wollt, ob und wie viele Sponsoren integriert werden sollen und welche Art der Verpflegung ihr anbietet. Wir starten mit den allgemeinen Fragestellungen der Eventplanung und besprechen darauf aufbauend die eher speziellen Punkte von BarCamps.

Die Planung: One-Man-Show oder Orgateam

Die Planung einer Veranstaltung ist immer mit einer signifikanten Verantwortung und Stress verbunden. Ich denke, jeder hat bereits erlebt, dass egal wie gut die Planung ist, in der Praxis oft einiges anders läuft als gedacht. Gerade, wenn du vorher noch nie ein Event organisiert hast, würde es sich anbieten, dass beim ersten Anlauf nicht alleine, sondern in einem Team durchzuführen. Dabei verteilt sich die Verantwortung auf mehrere Schultern und jeder kann seine individuellen Stärken einbringen.

Solltest du auf der Suche nach einem oder mehreren Mitorganisatoren sein, frag doch einfach Bekannte, Freunde und Arbeitskollegen, ob sie Interesse haben oder wende dich an die BarCamp Community. Auf BarCamp-Liste.de findest du eine Übersicht verschiedener BarCamps. Bei einer Veranstaltung in deiner Nähe findest du sicherlich jemanden, der mit dir eine Veranstaltung organisieren möchte.

Dein Thema oder regionaler Bezug

Wie bereits in Teil 1 unserer BarCamp-Reihe thematisiert, gibt es grundsätzlich zwei Arten von BarCamps. Es gibt ThemenCamps, bei der ein bestimmter Schwerpunkt gesetzt ist und es gibt regionale BarCamps, deren Thema grundsätzlich offen ist. Es liegt also an dir, im Vorfeld festzulegen, ob sich dein Event auf einen bestimmten Themenschwerpunkt konzentrieren soll oder, ob es dir darum geht interessierte Personen deiner Region zusammenzubringen. Hier gibt es keine richtige Auswahl, entscheidend ist, was du erreichen möchtest. Je nachdem wie du dich hier entscheidest, bestimmst du gleichzeitig die Zielgruppe deines BarCamps. Dies wird später für die Aufgabe der Promotion wieder interessant. Solltest du dich für ein ThemenCamp entscheiden, liegt es nahe, einen Experten für dieses Thema als Mitorganisator zu gewinnen.

Sponsoren finden und gewinnen

Partner und Sponsoren sind ein entscheidender Erfolgsfaktor für jede Veranstaltung, so auch für BarCamps. Wenn alle Veranstalter solcher Events etwas gemeinsam haben, dann das Ziel, möglichst viele Sponsorengelder anzuziehen um erstens, den Beitrag für die Teilnehmer möglichst gering zu halten und zweitens, das Event selbst so qualitativ hochwertig wie möglich anzubieten. Auch aus diesem Grund sollte die Akquise von Partnern so früh wie möglich starten. Sobald du dein Thema und ein ungefähres Datum für die Veranstaltung kennst, geht es darum dir Gedanken zu machen, welchen Mehrwert du Sponsoren bieten kannst und mögliche Kandidaten mit diesen Fakten anzusprechen. Mehr zum Thema Sponsoring erfährst du in Teil 6 unserer BarCamp-Reihe.

Promotion – Wie verkaufe ich Tickets

Nachdem das Thema und die Zielgruppe deiner Veranstaltung jetzt feststehen, solltest du deinen Fokus, neben der Akquise von Sponsoren, auf die Promotion richten. Nutze dafür eine eigene Website, Blogs und Social-Media-Kanäle. Verwende dein Logo und dein individuelles Hashtag. Sprich und schreibe darüber, weswegen diese Veranstaltung noch gefehlt hat, was die Teilnehmer erwartet, und wie sie langfristig von der Teilnahme profitieren können. Zusätzlich kannst du Inhalte zu BarCamps allgemein oder den Themen, die besprochen werden teilen, um so allen Personen die Teilnehmer schmackhaft zu machen. Grundlage dafür sollte ein kleiner Redaktionsplan sein, der definiert wann, welche Informationen über welche Kanäle verteilt werden. Sinnvoll ist es auch BarCamps in der Region anzusprechen und eine mögliche Kooperation anzustreben, sodass diese Veranstalter dein BarCamp bewerben. In diesem Zusammenhang bieten sich auch Gastbeiträge auf themenverwandten Seiten an. Du solltest niemals vergessen, dass selbst die beste geplante Veranstaltung ohne Teilnehmer nichts wert ist, also sprich mit jedem darüber der dir zuhört. Wie ein Redaktionsplan aussieht, welche konkreten Maßnahmen du in der Promotion durchführen kannst und welche Informationen für deine Zielgruppe relevant sind stellen wir umfassend in Teil 5 unserer BarCamp-Reihe dar.

Die Verpflegung

Es ist mittlerweile normal, dass die Veranstalter von BarCamps, ihren Teilnehmern eine Verpflegung anbieten. Du solltest im Vorfeld überlegen, welche Art der Verpflegung du anbieten möchtest und wer potenzielle Lieferanten dafür sein könnten. Es bietet sich an diese Verpflegung entweder direkt durch den Lieferanten oder durch einen externen Partner, sponsern zu lassen.

Die Location

Fälschlicherweise starten die meisten Personen die Veranstaltungsplanung mit der Auswahl der Location. Am Beginn steht jedoch die Erstellung eines Eventkonzepts. Im Anschluss sollte nach einer Location gesucht werden, welche die Erfordernisse des Konzepts erfüllen kann. Als Veranstalter solltest du hier auch den groben Ablaufplan, die benötigte Technik und die geplante Verpflegung im Auge behalten.

Ablaufplanung und Session Zusammenstellung

Jeder Veranstalter sollte im Vorfeld außerdem bereits eine grobe Ablaufplanung definieren. Erstens setzt das einen Rahmen und zweitens erhalten auch die potenziellen Teilnehmer einen Orientierungspunkt. Wie im vorherigen Artikel besprochen, soll die Themenauswahl für die einzelnen Sessions durch die Teilnehmer erfolgen. In diesem Zusammenhang solltest du dir Gedanken darübermachen, wie du mögliche Themenvorschläge einsammeln, veröffentlichen und abstimmen lassen möchtest. Du kannst Whiteboards oder auch digitale Werkzeuge verwenden. Die Definition eines klaren Prozesses im Vorfeld schafft Transparenz und hilft den Teilnehmern sich schnell zurechtzufinden.

Externe Redner

Wenn du dich für ein ThemenCamp entscheidest, bietet sich eine Eröffnung der Veranstaltung durch einen Experten auf dem jeweiligen Themenschwerpunkt an. Dieser externe Redner kann eine inhaltliche Grundlage für die späteren Diskussionen schaffen und alle Teilnehmer auf ein gemeinsames Ziel einstimmen. Manche BarCamps lehnen solche Keynote Redner jedoch ab, da damit die offene Diskussion etwas gelenkt und die Gleichberechtigte Hierarchie nicht gewahrt wird.

Die Moderation

Aufgrund der spontanen und sehr transparenten Kommunikation und Bearbeitung verschiedener Fragestellung besteht ein gewisser Bedarf an Moderation vor Ort. Auch die Eröffnungs- und Feedbackrunde müssen moderiert werden. Je nach BarCamp wird diese Moderation von einem der Veranstalter durchgeführt oder durch einen externen Moderator. Du solltest dir im Vorfeld die Frage stellen, ob du die Ressourcen besitzt, die Moderation vor Ort zu übernehmen oder ob du dich stattdessen im Hintergrund um den reibungslosen Ablauf kümmern möchtest.

Offene Teilnehmerlisten – Ja oder Nein

Eine Besonderheit bei BarCamps ist die Verwendung von offenen Teilnehmerlisten. Viele, aber nicht alle BarCamps veröffentlichen regelmäßig ihre aktuellen Teilnehmerlisten auf ihrer Homepage oder anderen Kanälen. Für die Veranstalter hat das den positiven Effekt, dass jeder sehen kann, wer teilnimmt und deshalb manche Personen einen Anreiz erhalten sich anzumelden. Diese Vorgehensweise stammt aus Zeiten, als BarCamps noch unbehelligt von Vertriebsaktivitäten durchgeführt wurden. Heute sind viele Unternehmen sehr interessiert an Kontaktdaten bestimmter Zielgruppen, um sie im Nachhinein oder auf der Veranstaltung selbst zu kontaktieren. Eine Veröffentlichung von personenbezogenen Daten ist also mit Vorsicht zu betrachten. Du musst für dich definieren, ob die Vorteile einer Veröffentlichung die Nachteile überwiegen und welche Daten du veröffentlichen möchtest. Zusätzlich solltest du deine Teilnehmer im Vorfeld der Anmeldung darüber unbedingt informieren.

Sonstiges – Planung hilft nur bedingt

Aufgrund der BarCamp spezifischen Arbeitsweise sind weite Teile des Ablaufes im Vorfeld nicht planbar. So ist die Anzahl der Sessions pro Sessionblock z. B. abhängig von der Zahl der eingebrachten Themen und wird erst vor Ort bestimmt. Das Veranstaltungskonzept entsteht erst als Kombination mehrere Punkte, wie Themenschwerpunkt, Agenda und externe Moderation. Spontanität ist also gefragt. Ein typischer Ablauf eines BarCamps ist in Teil 3 vorgestellt.

Weiterführende Links

In unserer siebenteiligen BarCamp-Reihe beschäftigen wir uns mit unterschiedlichsten Themen rund um dieses innovative Veranstaltungsformat. Von der Erklärung, was ein BarCamp, über die Organisation, die Promotion oder Sponsor Akquisition von Barcamps, begleiten wir euch auf dem Weg zu einem erfolgreichen Event.

Zusammenfassung

Die Planung eines Barcamps ist deutlich komplexer als es auf den ersten Blick scheint. Zwar ist das konkrete Veranstaltungskonzept relativ simpel, jedoch lebt die Umsetzung von der Beteiligung der Gäste. Ein Großteil der Kommunikation erfolgt erst spontan vor Ort. Die erste Durchführung ist für ein BarCamp Neuling daher mit vielen Überraschungen verbunden. Aufgrund der steilen Lernkurve ist die zweite Runde bereits deutlich einfacher. Meine eigene und auch die von befreundeten Organisatoren zeigen jedoch, dass sich der Stress lohnt.

Bonus: Checkliste – Wie plane ich erfolgreich ein BarCamp

Du bist auf der Suche nach einem konkreten Leitfaden, der alle kritischen Punkte behandelt? Dann hole dir jetzt unsere kostenlose Checkliste zum Thema BarCamp Organisation. Zusammen mit weiteren Veranstaltern haben wir die 25 wichtigsten Aufgaben für ein erfolgreiches BarCamp gesammelt. Hier gehts zur PDF: Checklist – Wie organisiere ich ein erfolgreiches BarCamp

Feedback für uns

Was ist euere Meinung zur Organisation von BarCamps? Habt Ihr noch Fragen, die wir nicht beantworten konnten?  Welche weiteren Themen rund um BarCamps interessieren euch noch? Welche anderen Veranstaltungstypen sind für euch interessant und sollen von uns analysiert werden? Wir freuen uns auf eure Kommentare.

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Nachdem wir uns in den ersten beiden Teilen unserer BarCamp-Reihe mit der Definition und den Regeln von BarCamps beschäftigt haben, steht heute der klassische Aufbau des Formats im Mittelpunkt. Gleichzeitig möchte ich euch an meinen Erfahrungen bei diesen tollen Events teilhaben lassen, sodass ihr wisst, was euch als Teilnehmer erwartet.

Grundsätzlich folgen BarCamps dem Konzept der Open-Space-Konferenzmethode. Im Mittelpunkt steht die inhaltliche Offenheit. Erst die Teilnehmer bestimmen die spezifischen Themen in einer demokratischen Abstimmung. Dazu kann jede Person ein oder mehrere Themen ins Plenum geben, das gemeinsam darüber entscheidet, ob diese Fragestellung behandelt werden soll oder nicht. Diese Diskussion und Abstimmung erfolgt am Beginn und stellt quasi den Startschuss der inhaltlichen Zusammenarbeit dar. Eröffnet wird die Veranstaltung in der Regel mit einer Vorstellungsrunde davor.

Finden sich genug Personen, die sich für eine Fragestellung interessieren, bilden sie eine Arbeitsgruppe und bearbeiten die Thematik in einer Session. Da meistens sowohl mehrere Sessions parallel, als auch mehrere Sessionblöcke angeboten werden, mischen sich die Teilnehmer ständig. Als Abschluss der Veranstaltung werden die erarbeiteten Inhalte dem Plenum vorgestellt, um das gewonnene Wissen unter allen Anwesenden zu verteilen. Hier ein typischer Ablauf:

Die feierliche Eröffnungszeremonie

Im Gegensatz zu klassischen Businesskonferenzen herrscht auf BarCamps eine sehr persönliche Atmosphäre. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich in der Du Form. Praktisch alle Veranstaltung starten mit einer gemütlichen Runde, z. B. ein gemeinsames Frühstück. Jeder kann sich bereits etwas beschnüffeln und Eindrücke von der Location und der Stimmung gewinnen. Der Veranstalter hält ein paar einleitende Sätze, bevor bei einigen Varianten ein Redner die Gäste für den oder die nächsten Tage einstimmt.

Auch wenn man alleine an einer solchen Veranstaltung teilnimmt, habe ich mich sofort willkommen gefühlt. In der gemütlichen Eröffnungsrunde durfte ich direkt eine persönliche Beziehung mit einigen anderen Teilnehmern aufbauen und mich über die angebotenen Themen informieren.

Die magische Vorstellungsrunde

Im Anschluss an die Eröffnung erfolgt bei den meisten BarCamps eine Vorstellungsrunde. Eigentlich ein Pflichtpart nach den BarCamp Regeln, ist die Vorstellungsrunde in der Neuzeit leider bei vielen Events reduziert oder ganz abgeschafft worden. Die Regel besagt, dass sich jeder Teilnehmer mit drei Wörtern vorstellen soll. Das Schöne daran, man erfährt von jedem Anwesenden den Namen und drei charakteristische Fakten. Insgesamt wird die familiäre Stimmung so weiter gestärkt.

Vor meiner ersten Vorstellungsrunde war ich etwas nervös, da ich mich spontan irgendwie nicht auf drei Wörter begrenzen konnte. Die meisten anderen Teilnehmer waren bereits erfahrener und konnten ihre Ansprache blind aufsagen. Irgendwie hatte ich das Gefühl, dass die anderen alle viel kompetenter waren als ich. Als die Reihe dann an mich kam, sagte ich einfach: „Hi, ich bin der Eric, Startup Gründer, Biohacker und Weißbierfan. Na gut, ich gebe zu, beim ersten Mal klang das bestimmt nicht so kompetent, wie es jetzt in Schriftform rüberkommt. Ich habe sicherlich etwas genuschelt, aber irgendwie kam es an. Diese Beschreibung hat sich seitdem auch nicht wirklich geändert.  Dank der drei Fakten fiel es mir im Anschluss auch recht leicht, mit den anderen Teilnehmern ins Gespräch zu kommen, da ich direkt einen Aufhänger hatte.

Die Sessionplanung, Old School und Modern

Die Sessionplanung bildet den inhaltlichen Auftakt der Veranstaltung. Bereits im Vorfeld, bei der Eröffnung oder sogar schon vor der Veranstaltung, hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit seine Vorschläge für Themen, welche er selbst betreuen möchte, einzureichen. Nachdem alle Vorschläge veröffentlicht sind, entscheidet man gemeinsam in einer demokratischen Abstimmung, ob und in welcher Session ein Thema besprochen wird. Stark vereinfacht kann die Planung nach zwei Methoden erfolgen. In der Old School Variante, wird auf das bewährte Verfahren zurückgegriffen, dass bedeutet, es gibt ein physisches Sessionboard, z. B. ein Whiteboard, auf dem die Teilnehmer am Veranstaltungstag mögliche Themen mit ihrem Namen notieren. Nachdem sich jeder darüber informiert hat, werden die Themen im Plenum per Handzeichen abgestimmt und die populärsten in die Sessions eingeteilt. In der modernen Variante werden die Themen bereits im Vorfeld digital, z.B. über die Homepage oder eine App, eingesammelt, und nachdem alle Teilnehmer bekannt sind, dort veröffentlicht. Die Abstimmung erfolgt über interaktive Umfragen vor oder zu Beginn des Events.

Die Aufteilung in zwei Methoden beschreibt die Extreme und natürlich gibt es dazwischen eine unendlich große Anzahl an Abstufungen, in der sich beide Seiten vermischen. Ich persönlich habe beide Extreme bereits erlebt und plädiere eher für eine Vermischung, wobei ich für eine stärkere Tendenz Richtung moderner Methoden bin. Digitale Tools erleichtern dem Veranstalter den Prozess und sorgen für mehr Transparenz bei den Teilnehmern. Wichtig ist für mich nur, dass die Themen von den Teilnehmern transparent eingebracht und die Auswahl der behandelten Fragen gemeinsam nach demokratischen Maßstäben bestimmt werden.

Aufbau und Eigenschaften der Sessions

Sessions stellen das inhaltliche Herzstück dar. Wie von den BarCamp Regeln vorgeschrieben, sollen immer so viele Sessions parallel stattfinden, wie es die Location erlaubt. Die Auswahl der Themen für die Sessions wurde bereits im Abschnitt davor besprochen. In der Theorie ist jede Session auf 45 Minuten inhaltlicher Arbeit und 15 Minuten Pause begrenzt. Auf welche Art die Frage in den Sessions bearbeitet wird, ist nicht definiert und obliegt alleine dem Themengeber. Je nach BarCamp und Verantwortlichen fällt die Bearbeitung der Sessions in der Praxis sehr unterschiedlich aus. Einige bevorzugen die klassische Variante, mit einem Impulsvortrag und anschließender gemeinsamer Diskussion, während andere bereits mit einer Diskussion starten oder die Teilnehmer in einzelne Arbeitsgruppen aufteilen, um spezielle Bestandteile der Thematik selbst zu erforschen, quasi als BarCamp im BarCamp.

Gefühlt habe ich bereits alles erlebt. Das Tolle daran, jede Session ist wieder eine Überraschung. Auch deshalb ist die Lernerfahrung deutlich intensiver als bei standardisierten Unterrichtsverfahren. Hier gibt es keine echte klassische Art und Weise, die universell gelten kann.

Verpflegung – Buffet oder belegte Brötchen?

Kein Kampf ohne Mampf, hat mir mal jemand gesagt und damit hat er vollkommen recht. In klassischen BarCamps trifft man sich früh am Morgen und arbeitet bis zum Abend an gemeinsamen Themen. Viele Events gehen sogar über mehrere Tage. Um sich als Teilnehmer zu 100% auf die inhaltlichen Themen zu konzentrieren, wird versucht, so viele Ablenkungen und Unterbrechungen wie möglich zu vermeiden. Daher ist es seit jeher normal, dass die Organisatoren Verpflegung anbieten. Manche belassen es bei dem Mittagessen und manche bieten von Frühstück bis Abendessen die ganze Palette. Die Verpflegung ist daher auch ein nicht zu verachtender Kostenfaktor für die Veranstalter und sollte vollständig oder teilweise durch einen Sponsor finanziert werden. Wie ihr einen Verpflegungssponsor für euer BarCamp gewinnt, erfahrt ihr in Teil 6 unserer BarCamp-Reihe.

Aus persönlicher Erfahrung darf ich sagen, dass sich die Veranstalter hier immer sehr bemühen, da beim gemeinsamen Essen die direkte Verbindung der Teilnehmer gestärkt und damit die ganze Atmosphäre verbessert wird. Sicherheitshalber sollte sich zwar jeder im Vorfeld selbst informieren, aber eigentlich muss sich niemand um sein Essen sorgen. Ich persönlich durfte hier auch bereits einige kulinarische Höhepunkte erfahren. Yummi.

Die Feedbacksession – Optimierung fürs nächste Mal

Inhaltliche abgeschlossen, wird die Veranstaltung durch die Feedbacksession. Hier werden die erarbeiteten Inhalte jeder Session vorgestellt und jeder, der nicht an der betreffenden Session teilnehmen konnte, darf Fragen dazu stellen. In Verbindung damit, dass jede Session schriftlich dokumentiert wird, erhält so jeder Teilnehmer eine Zusammenfassung allen erarbeiteten Wissens. Abgeschlossen wird diese Session durch das Feedback der Teilnehmer an den Veranstalter.

Für mich ist es immer wieder überraschend angenehm, wie offen und ehrlich alle Teilnehmer sind. Obwohl die Kritik teilweise sehr direkt kommuniziert wird, nehmen die Veranstalter das Feedback offen an. Irgendwie versteht jeder, dass das Feedback ausschließlich der Verbesserung zukünftiger Veranstaltungen dient und keiner fühlt sich persönlich angegriffen. Davon können andere Veranstaltungsformate noch viel lernen.

Das Abendprogramm oder wo gibt es Bier?

Obwohl jedes BarCamp mit der Feedbacksession inhaltlich beendet ist, heißt das noch lange nicht, dass jetzt alle Teilnehmer nach Hause gehen. Oft schließt sich ein Abendprogramm an. Bei mehrtägigen Veranstaltungen werden zudem auch die Abende und Nächte dazwischen für ein solches Programm genutzt. Hier werden persönliche Beziehungen gepflegt und teilweise echte Freundschaften geschlossen.

Persönlich ist es sehr angenehm, nach einem anstrengenden Tag, gemeinsam den Abend ausklingen zu lassen. Dabei wird auch das eine oder andere alkoholische Getränk konsumiert und über andere Themen gesprochen. Ich durfte Menschen kennenlernen, mit denen ich noch immer in Kontakt stehe, und kann jedem nur empfehlen, nicht direkt nach der letzten Session die Segel zu streichen.

Weiterführende Links

In unserer siebenteiligen BarCamp-Reihe beschäftigen wir uns mit unterschiedlichsten Themen rund um dieses innovative Veranstaltungsformat. Von der Erklärung, was ein BarCamp, über die Organisation, die Promotion oder Sponsor Akquisition von Barcamps, begleiten wir euch auf dem Weg zu einem erfolgreichen Event.

Zusammenfassung

Wie jedes andere Veranstaltungsformat auch verfügen BarCamps über einen klassischen Ablaufplan. Im Unterschied zu anderen Events ist dieser Ablaufplan jedoch eher als Rahmen zu verstehen und definiert nicht, wie genau einzelne Programmpunkte umgesetzt werden müssen. Zwar ist es Standard, dass auf BarCamps Verpflegung angeboten wird, wie das jedoch erfolgt, obliegt dem Veranstalter. Die inhaltliche Arbeit erfolgt in den Sessions, mit welchen Methoden die Themen erarbeitet werden, obliegt einzig dem Ideengeber. Wie eigentlich überall bei BarCamps, erfolgt alles im Prozess und ist offen.

Als Teilnehmer darf man sich auf viel Abwechslung und interaktive Beteiligungen freuen. Wirklich vorbereiten kann man sich nicht, da jeder Veranstalter einen eigenen Stil hat, die BarCamp Idee zu leben. Spaß macht es aber eigentlich immer.

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