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Spontane Abweichungen erzeugen Stress. Das kennt jeder. Wir zeigen dir 7 Strategien, wie du diese Änderungen reduzierst und besser kontrollieren kannst. Außerdem nutzen wir vier Techniken, unvermeidbaren Stress besser zu kanalisieren.
dann trifft einen die Realität. Manchmal läuft einfach alles aus dem Ruder und du versinkst in vermeidlich unlösbaren Aufgaben. Aus der täglichen Zusammenarbeit mit Veranstaltern kennen wir das sehr genau und haben aus diesen Erfahrungen eigene Strategien im Umgang mit Stress entwickelt. 11 Davon möchten wir heute mit dir teilen.
Stress, was und wie
Klar, als Veranstaltungsplaner trägst du viel Verantwortung. Du musst Locations auswählen, Budgets verteilen, Speaker und Sponsoren für dein Event gewinnen, und und und. Diese Liste könnte unendlich verlängert werden. Was die meisten jedoch nicht wissen, Stress entsteht in der Regel nicht durch viele Aufgaben, sondern durch unerwartete Abweichungen zwischen Planung und Realität. Oft werden diese spontanen Änderungen durch externe, nicht kontrollierbare Faktoren ausgelöst. Diese fehlende Kontrolle ist Hauptauslöser von Stress. Man fühlt sich hilflos.
Du hast letztlich nur zwei Möglichkeiten. Entweder du reduzierst das Potenzial für Stress, durch eine bessere Vorbereitung oder du nutzt Techniken, gelassener auf Stress zu regieren. Ersteres klingt zwar gut, ist aber eine kleine Illusion. Niemand kann alle Faktoren kontrollieren. Erfolgreicher ist es, sich durch Alternativen und genügend Handlungsfreiheit Spielräume für einen Plan B zu erhalten. Dabei ist es jedoch wichtig auf die Abweichungen gelassen zu reagieren und einen kühlen Kopf zu behalten.
Stressreduktion durch Entspannungstechniken
Wie bereits gesagt, niemand kann alle Faktoren perfekt analysieren und kontrollieren. Abweichungen vom Plan und damit Stress sind damit unvermeidlich. Wie wäre es also mit ein paar Techniken die dir helfen in diesen Momenten gelassen zu regieren und erfolgreiche Gegenmaßnahmen einzuleiten. Hier unsere Tipps dazu:
1. Ein warmes Getränk
Nein, damit meinen wir nicht Kaffee. Koffein ist in einer Stresssituation eine schlechte Idee. Ganz im Gegensatz zu einem leckeren Tee. Auf praktisch allen Tischen bei LineUpr steht immer eine Kanne mit warmen Tee. Erstens erzeugt ein warmer Gegenstand in der Hand ein positives Gefühl, zweitens beruhigt eine warme Flüssigkeit den Hals und das Nervensystem und drittens sorgt der leckere Geruch für gute Stimmung. Also bring doch morgen einfach deinen Lieblingstee mit ins Büro.
2. Gesunde Snacks
Ja ja, die alte Leier vom gesunden Essen. Die Geschichte ist zwar alt, aber gerade deshalb wahr. Bei Stress braucht dein Körper Energie. Gute Energie. Also keine Tonne Zucker oder mächtige Portionen sondern Energie, die dir schnell Kraft gibt, deinen Kopf jedoch nicht belastet und träge macht. Ein perfekter Snack ist z.B. zwei bis drei Stücke zartbitter Schokolade. Stücke und nicht Tafeln! Der hohe Kakaoanteil sorgt für eine Ausschüttung von Endorphinen in unseren Körpern und damit für Glücksempfinden.
3. Entspannung für die Ohren
Menschen brauchen Musik. Schon unsere Steinzeitvorfahren haben getrommelt und ihre eigene Musik „produziert“ um damit den Gruppenzusammenhalt zu stärken und innere Freude zu erzeugen. Was vor 1000 Jahren funktioniert hat, ist auch heute noch eine super Idee. Wenn es dir zu viel wird, dann einfach Kopfhörer auf die Ohren und 5 Minuten deiner Lieblingsmusik lauschen. Einfach die Außenwelt vergessen und entspannen. Die Art der Musik ist egal. Erlaubt ist, was dir hilft. Ein „New Age“-Tipp ist Brainwave-Musik. Vielleicht ist das auch etwas für dich.
4. Small Talk für frische Gedanken
Menschen sind Herdentiere. Wir sind es gewohnt in Gesellschaft zu sein. Und wenn wir Probleme haben, dann reden wir mit einem anderen Menschen. Erstens um unsere Sorgen auszusprechen und zweitens um hilfreiches Feedback zu bekommen. Also wenn der Stress zu groß wird, dann einfach mal in den Gemeinschaftsraum gehen und sich mit einem Kollegen unterhalten. Allein schon das Gespräch an sich hilft, einen neuen Blickwinkel zu erhalten und sich etwas zu entspannen. Im besten Fall hat dieser sogar noch einen Rat oder die rettende Idee für dich.
Stressreduktion durch effizientere Prozesse
Du kannst das Potenzial für Stress bereits im Vorfeld reduzieren, indem du effiziente Prozesse in deinen Arbeitsablauf integrierst. Hier 7 Strategien, die uns im Alltag sehr helfen:
1. Umfassende Konzepte
Jedes Projekt startet mit einem Konzept. Dies solltest du möglichst genau ausarbeiten. Neben dem eigentlichen Ziel des Projekts und der Umsetzung solltest du dabei auch mögliche externe Störfaktoren identifizieren. Dabei ist es wichtig, bereits einmal mental zu durchdenken, wie diese Störfaktoren wirken könnten und mögliche Ausweichaktivitäten zu skizzieren. Es geht nicht darum, dass du dir den ganzen Tag den Kopf zerbrichst, was alles schiefgehen kann, sondern einfach nur darum, dass du zumindest etwas auf einen solchen Fall vorbereitet bist. Du solltest auch entsprechende Pufferzeiten für alle Planungs- und Organisationsschritte integrieren. Ambitionierte Ziele sind zwar schön, aber führen mittelfristig zu einer hohen Stressbelastung. Plane lieber realistisch und effizient.
2. Schritt für Schritt
Große Projekte bestehen immer aus sehr vielen kleinen Teilaufgaben. Leider machen viele Veranstalter den Fehler, sich parallel mit allen diesen Teilaufgaben zu beschäftigen. Was bei der Konzepterstellung noch sinnvoll war, ist bei der Umsetzung sehr hinderlich. Wenn du ständig alle Aufgaben betrachtest, hat man schnell das Gefühl, man würde nicht vorankommen und in Arbeit ersticken.
Sinnvoller ist es, sich immer nur mit den nächsten Schritten zu beschäftigen und dich an zukünftige Aufgaben zu gegebener Zeit erinnern zu lassen. Im Football wird dies z. B. durch das Konzept „The Process“ beschrieben. Spieler sollen nicht an das ganze Spiel denken, sondern den Fokus immer auf den nächsten Spielzug legen. Du solltest dich ähnlich verhalten, wenn es um die Umsetzung deiner Projekte geht.
3. Monitoring
Um Abweichungen möglichst gering zu halten, solltest du regelmäßig die Ergebnisse deiner Handlungen überprüfen. Nur so kannst du schnell und effizient entgegenarbeiten, sollte doch etwas Unerwartetes geschehen.
4. Pausen
Wir alle kennen es. Wenn die Anzahl der Aufgaben zunehmen, versuchen wir dies durch mehr Arbeit auszugleichen. Viele sind dann der Meinung gerade keine Zeit für kurze Pausen zu haben. Dies ist ein Fehler. Pausen kosten zwar etwas Zeit, sorgen jedoch für eine gesteigerte Produktivität. Also investiert die Zeit und macht regelmäßig kleine Pausen, es lohnt sich.
5. Fokus auf Problemlösungen
Bei Problemen suchen viele Menschen lieber nach einem Schuldigen statt einer Lösung. Das ist ein falscher Ansatz. Du solltest immer das Ergebnis im Auge behalten und dich lieber auf die Lösung des Problems konzentrieren. Sobald dies erledigt ist, kannst du immer noch analysieren, warum das Problem aufgetreten ist und wer dafür verantwortlich ist.
6. Aus Erfahrungen lernen
Jedes Projekt endet mit einem Review. War das Konzept korrekt geplant? Wie haben sich die externen Störfaktoren verhalten? Wenn Abweichungen aufgetreten sind, warum und wie kann dies nächstes Mal verhindert werden? Deine Erkenntnisse solltest du dokumentieren und daraus Handlungsempfehlungen für dich und deine Mitarbeiter ableiten. Beim nächsten Mal bist du so noch besser vorbereitet.
7. Routinen
Das Tolle an Routinen? Du musst keine bewussten Entscheidungen treffen. Dies entlastet dich und sorgt für weniger Stress. Also leite aus deinen Erfahrungen Arbeitsroutinen ab. Je häufiger du auf Routinen setzt, desto effizienter wirst du. Und das Schöne daran, dein Stresspegel sinkt dabei sogar. Mehr schaffen und sich dabei entspannter Fühlen.
Was solltest du gelernt haben
Wenn Ergebnisse vom Plan abweichen, führt dies zwangsläufig zu Stress. Wir haben dir sieben Strategien vorgestellt, mit denen du solche Abweichungen vermeiden bzw. ihre negativen Auswirkungen reduzieren kannst. Natürlich kannst du jedoch nie alles perfekt vorbereiten und gewisser ein Anteil an Stress gehört einfach zum Arbeitsalltag, daher haben wir dir zusätzlich noch die vier Techniken vorgestellt, welche wir bei LineUpr nutzen um unsere Stressspiegel möglichst gering zu halten.
Welche Techniken nutzt du um Stress zu reduzieren? Wie gehst du damit im Alltag um? Wir freuen uns sehr über dein Input.
„Stress“ Icon erstellt durch Hare Krishna vom „the Noun Project„.
