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Wie finde ich die perfekte Location für mein Event? Mit dieser Frage beschäftigen sich unsere Kunden regelmäßig. Schließlich sagt die Location bereits viel über das Event aus. Damit du dir nicht zu lange den Kopf darüber zerbrechen musst, welcher der unzähligen Veranstaltungsorte am besten zu dir passt, haben wir für dich die wichtigsten Bewertungskriterien zusammengefasst.
Um euch einen echten Mehrwert zu bieten, waren wir bei der Analyse jedoch nicht allein. Wir haben uns Ratschläge und Tipps bei einer echten Expertin für Locations geholt. Ann-Kathrin Horstmann von Event Inc. kommuniziert täglich sowohl mit Veranstaltern als auch mit Location Besitzern. Sie hat also ein sehr gutes Bild für die Bedürfnisse beider Seiten. Zusammen haben wir 14 Kriterien für dich zusammengestellt, um verschiedene Locations objektiv zu vergleichen.
1. Was für ein Event organisierst du?
Soll es eine große Konferenz oder doch ein kleines Mitarbeiterevent werden? Die Art des Events ist entscheidend für die infrage kommenden Locations. Hier kommt es ganz individuell darauf an, was du mit dem Event präsentieren möchtest.
Die einen bevorzugen klassische Businessorte wie Seminarräume in Hotels oder Kongresszentren. Andere suchen nach außergewöhnlichen Orten, wie industriell angehauchte Lofts, Outdoorlocations oder alte Industriehallen.
Bei aller Kreativität solltest du jedoch nie den Anlass des Events vergessen und überprüfen, ob die Location dafür auch geeignet ist.
2. Wie groß soll die Eventlocation sein?
Je nach Art des Events erwartest du mehr oder weniger Teilnehmer. Bei der Location Auswahl muss dir der Spagat gelingen, dass die Location nicht zu eng und klein sein sollte, aber auch nicht zu groß, sodass sich alles verläuft. Außerdem sind hierbei auch psychologische Tricks zu beachten. Die gleiche Anzahl an Personen erscheint in einem überfüllten Raum als eine größere Gruppe als in einem leeren Raum. Und wer möchte schon den Eindruck vermitteln, dass niemand zu seinem Event kommt.
3. Welche Teilnehmer möchtest du ansprechen?
Wie die Art des Events ist auch die Zielgruppe entscheidend für eine optimale Auswahl der Location. Welche Events besuchen diese Teilnehmer sonst? Was erwarten Sie als Standard? Kreative Locations wie Industriehallen können für einige Teilnehmer eher negativ wirken, während andere diese Umgebung sehr positiv wahrnehmen werden.
Wichtig ist, dass du über ein grundlegendes Verständnis deiner Teilnehmer verfügst. Anhand dessen weißt du, was sie bevorzugen, wie weit du experimentieren kannst und welche Orte eher negativ wahrgenommen werden könnten.
4. Wo und wann soll das Event stattfinden?
Damit ist zum einen die Stadt/Region gemeint als auch das Datum und die Uhrzeit. Dabei spielt natürlich auch wieder die Art des Events und die Teilnehmer eine Rolle. Wo kannst du möglichst viele Personen deiner Zielgruppe erreichen? Welches Datum passt? Finden parallel andere Events in der Region statt, welche die gleiche Zielgruppe ansprechen?
5. Welche Infrastruktur ist vorhanden?
Deine Teilnehmer müssen zum Veranstaltungsort kommen. Welche Möglichkeiten stehen Ihnen dafür zur Verfügung? Wie ist der Ort an das öffentliche Nahverkehrsnetz angebunden? Wie viele Parkplätze sind vorhanden?
Je nachdem was du für dein Event planst, müssen zudem Gegenstände angeliefert werden. Wie kann diese Logistik effizient erfolgen? Welche Zufahrten können genutzt werden und welche Be- und Entlademöglichkeiten sind vorhanden?
Welche Anschlüsse für Veranstaltungstechnik und Elektrizität sind vorhanden? Wie sind die Licht und Akustik vor Ort? Welche sanitären Anlagen sind vorhanden?
6. Welche Veranstaltungstechnik ist vorhanden?
Welche Veranstaltungstechnik möchtest du verwenden? Ist diese Technik bereits vor Ort vorhanden und kann kostenlos oder gegen Miete genutzt werden? Wenn nicht, dann musst du diese Technik selbstständig mitbringen. Dabei solltest du ebenfalls klären, ob das möglich ist und ob die entsprechenden Anschlüsse vor Ort verfügbar sind.
Du solltest dabei auch das WLAN nicht vergessen. Deine Teilnehmer werden es dir danken.
7. Welche Möblierung ist vorhanden?
Sollen deine Teilnehmer stehen, auf klassischen Konferenzstühlen sitzen oder auf besonderen Sitzgelegenheiten, wie Sitzsäcken entspannen? Vielleicht möchtest du auch spezielle Bereiche wie Smartphone Ladestationen oder Lounges zur Entspannung anbieten.
Du solltest im Vorhinein abklären, welche Möblierung bereits in der Location vorhanden ist und welche zusätzlich gemietet werden kann. Vielleicht möchtest du auch besondere Möbel von externen Partnern einsetzen. In dem Fall solltest du klären, ob dies erlaubt ist.
8. Wie soll dein Catering aussehen?
Manche Veranstaltungsorte schreiben ihren Mietern vor, welches Catering sie verwenden können, da entweder ein hauseigenes Cateringunternehmen vorhanden ist oder feste Verträge mit externen Partnern bestehen. Dies bedeutet dann oft eine Einschränkung der eigenen Vorstellungen. Das müsst ihr im Vorfeld abklären.
In der Regel kannst du jedoch auch externe Cateringunternehmen verwenden. Dann solltest du jedoch abklären, ob die Vorgaben des Caterers erfüllt werden können. Gibt es genug Kühl- und Lagermöglichkeiten? Können womöglich eigene Geräte wie Kühlschränke mitgebracht und angeschlossen werden? Auch solltest du klären, ob genug Platz für ein Buffet oder Essensstände vorhanden ist. Bei der Essensausgabe sollten sich zudem niemals lange Schlangen bilden.
9. Welches Personal ist vorhanden?
Menschen sind immer das Herzstück von Events. Daher sind auch die Eventmitarbeiter elementar für den Erfolg der Veranstaltung. Selbst das beste Essen bringt nichts, wenn es von schlecht gelaunten Mitarbeitern verteilt wird.
Auch hier solltest du im Vorfeld abklären, ob du Mitarbeiter der Eventlocation nehmen musst/kannst oder ob du auch externe oder deine eigenen Mitarbeiter mitbringen darfst.
Du musst also für dich selbst klären, für welche Eventbereiche du Mitarbeiter benötigst und ob du dich lieber auf deine Mitarbeiter verlassen möchtest oder auf Mitarbeiter der Location setzt. Beachte, dass Letztere sich meist hervorragend vor Ort auskennen.
10. Wie ist die Sicherheit vor Ort?
In der Vergangenheit wurde das Thema Sicherheit auf Veranstaltungen eher vernachlässigt. In letzter Zeit hat sich dies jedoch drastisch verändert. Heute ist die Veranstaltungssicherheit wichtiger denn je. Die Gesundheit der Gäste sollte für dich immer im Vordergrund stehen. Außerdem will sich kein Veranstalter mit einer Schadensersatzklage auseinandersetzen.
Informiere dich also, wo sich die Fluchttüren und -wege, die Feuerlöscher, Notbeleuchtungen und der Erste-Hilfe-Kasten befinden. Die Erste-Hilfe-Kästen und Feuerlöscher sollten natürlich noch nicht abgelaufen sein.
Dabei solltest du auch auf die Einhaltung der gesetzlichen Sicherheitsvorschriften achten. Fluchttüren und -wege dürfen beispielsweise weder verschlossen noch verstellt werden und müssen gekennzeichnet sein.
11. Welche Vorschriften musst du beachten?
Neben den Sicherheitsvorschriften musst du als Veranstalter auch weitere lokale und nationale Bestimmungen beachten. Locations müssen z. B. die Versammlungsstättenverordnung einhalten. Diese unterscheidet sich je nach Bundesland und regelt den Betrieb von Locations. Außerdem solltest du dich über die Hausordnung informieren und klären, ob eine Veranstaltungsversicherung sinnvoll ist. Auch über die Aspekte der erlaubten Lautstärke und vorhandene Raucherbereiche bzw. Rauchverbote solltest du dich informieren.
12. Beachte versteckte Kosten
Neben der Locationmiete fallen oft weitere, auf den ersten Blick versteckte Kosten an. Lass dich hier vom Vermieter nicht aufs Glatteis führen und frage bereits im Vorfeld nach weiteren möglichen Kostenpunkten. Die kommunizierten Preise der meisten Locations betreffen oft nur die reine Raummiete. Jede Nutzung von weiteren Dienstleistungen kostet extra und wird erst nach dem Abschluss des Mietvertrags kommuniziert.
Zum einen gibt es hier die typischen Nebenkosten wie Strom, Heizung, Abfallbeseitigung und Endreinigung. Fallen Kosten für die genutzten Kühl- und Veranstaltungstechniken an? Was kostet und beinhaltet das hauseigene Catering? Ist die vorhandene Möblierung kostenlos? Entstehen extra Kosten bei der Verwendung von externen Partnern? Ist ein Sicherheitsbeauftragter notwendig? Wer stellt diesen und was kostet er? Wenn Getränke vom Vermieter angeboten werden, gibt es hier Pauschalen? Was ist in diesen Pauschalen enthalten? Oft sind alkoholische Getränke nicht integriert. Was kosten diese Getränke, nach dem die Pauschale aufgebraucht ist?
13. Wie hoch ist dein Event-Budget?
Die ersten 12 Kriterien dienen dazu, dass du jeder deiner Locations einen Wert zuordnen und eine Rangfolge erstellen kannst. Dein Event-Budget bestimmt jetzt, welche Location dir für den Preis die beste Leistung bietet und damit deine optimale Location ist.
14. Höre auf dein Bauchgefühl!
Bei Entscheidungen verlassen wir uns viel zu oft nur auf die nackten Zahlen und vergessen auch unser Gefühl mit einzubeziehen. Wenn dein Bauch dir sagt, das eine bestimmte Location perfekt passt, dann höre ruhig darauf, auch wenn diese Location nach den 13 vorher genannten Kriterien nicht die beste Wahl ist.
Natürlich sollst du jetzt nicht alle objektiven Kriterien vergessen, aber dein Bauchgefühl kann eine sinnvolle Ergänzung in deinem Entscheidungsprozess sein.
Was solltest du gelernt haben
Wie finde ich die perfekte Location für meine Veranstaltung? Diese Entscheidung ist nicht leicht, weil dabei sehr viele Faktoren beachtet werden müssen. Wir haben dir 14 Kriterien vorgestellt, um diese Entscheidung zumindest etwas zu erleichtern und verschiedene Locations objektiv zu vergleichen.
Dabei geholfen hat uns Ann-Kathrin Horstmann von Event Inc. Event Inc. ist übrigens der führende Marktplatz für die Vermittlung von Eventlocations im deutschsprachigen Raum. Da ist eigentlich für jede größere Stadt und Art von Event etwas Passendes dabei. Am besten du suchst dir dort einfach ein paar Angebote aus und vergleichst sie anschließend nach unseren 14 Kriterien.
Was ist deine Meinung zu den 14 Kriterien? Wonach wählst du deine Eventlocation aus? Wir freuen uns auf dein Feedback.
„Map Marker“ Icon erstellt durch Rohith M S vom „the Noun Project„.
